O systéme GTD som písal nedávno, teraz sa k téme na chvíľku vrátim. Jeden z kľúčových zoznamov v spomínanom systéme je zoznam „Waiting for“, akýsi zoznam čakajúcich záväzkov.

Čo sú čakajúce záväzky?

Všeobecne môžeme tieto úlohy alebo záväzky rozdeliť do dvoch veľkých skupín:

• Úlohy, pri ktorých potrebujeme nejaký vstup od inej osoby, aby sme mohli pokračovať v našej činnosti (napríklad odpoveď na náš e-mail, informácie k finalizácii nejakej správy, atď.)
• Úlohy a záväzky iných (požičaná kniha susedovi, objednávka z Amazonu, atď.)

Ide vlastne o veci, na ktoré nechceme zabudnúť, napriek tomu, že nie sme na ťahu my. Práve preto sú ale nebezpečné a háklivé na manažment. V týchto prípadoch sa nám totiž oveľa ľahšie stane, že sa uspokojíme s vykonanou prácou, tešíme sa z toho, že máme na chvíľku kľud. Ak toho ale máme veľa, môže sa kľudne stať, že o niekoľko týždňov na všetko zabudneme a ani si nevšimneme, že sme spätnú väzbu nedostali. Možno nás to napadne o niekoľko mesiacov skôr, možno vôbec.

Ďalší dôvod pre existenciu tohto zoznamu je, že na tieto veci nechceme stále myslieť. A nechceme myslieť ani na to, či sú práve teraz v našom živote nejaké čakajúce záväzky, na ktoré by sme už mali myslieť. Ak je odpoveďou na tento problém jednoduchý zoznam, prečo si neodľahčiť náš „mental bandwidth“, naše mentálne zaťaženie?

Ako takýto zonzam manažovať?

Ak ste pravidelným čitateľom tohto blogu, určite vám moja odpoveď bude povedomá: dobrý alebo zlý spôsob neexistuje. Dôležité je jedine to, aby vám to fungovalo, aby to sedelo vašim návykom, vášmu štýlu práce. Nebudem teda dávať zaručene fungujúce tipy, podelím sa s vami ale o to, ako to robím ja a aké sú iné možnosti k dispozícii.

Starý dobrý papier

Mať so sebou stále poznámkový blok je výborný návyk. Samozrejme to ale nefunguje, keď s tým blokom nežijeme vo dne a v noci. Ak si tam niečo zapíšeme a potom sa tam mesiac nepozrieme, ako keby sme si to ani nezapísali.

Ak ste ale dôslední a svoje poznámky a zoznamy si pravidelne kontrolujete, napríklad počas týždenného prehľadu, tak aj takýto papierový zoznam bohate postačuje.

Jednoducho si nájdite prázdnu stranu, hore si napíšte „Čakajúce“ a poctivo si tam všetko zapíšte, kde niečo od niekoho očakávate.

Ja som ale v tomto prípade za elektronické pomôcky (napríklad kvôli jednoduchému pridaniu e-mailov do zoznamu), ale nie je to nič, čo by sa nedalo zvládnuť bez problémov. Ak si napríklad do vášho zoznamu zapíšete „Žiadosť zaslaná 4. mája na info@tatrabanka.sk“, nájsť takýto e-mail vo vašej schránke je potom otázkou niekoľkých sekúnd.

E-mailové priečinky, značky, kategórie

V prípade čakajúcich záväzkov najčastejšie ide o e-maily, preto môže byť rozumné mať nejaký systém na ich organizáciu. Práve tieto e-maily totiž najčastejšie zapĺňajú náš inbox. S tou správou v danom momente nevieme nič urobiť, tak nám len to sedí v inboxe, aj niekoľko týždňov.

V práci používam špeciálny priečinok na tento účel a funguje mi to výborne. Ani sa mi zatiaľ nestalo, že by som tam musel zaznamenávať aj iné veci okrem e-mailových správ.

To-do list

Ako som písal, vo svojom profesionálnom živote používam priečinok v Outlooku. Vo svojom súkromnom živote to ale je samostatný zoznam v aplikácii Google Úlohy.

Na tomto riešení mám najradšej dve veci:

• e-mail pridám jediným klikom
• mám k tomu synchronizovanému zoznamu prístup v práci, doma, aj na cestách

Zoznam v elektronickej podobe

Myslím tu hlavne poznámky v aplikáciach ako Microsoft OneNote, Evernote, Remember the Milk, atď. Ak sú tieto nástroje súčasťou vášho systému produktivity, aj toto riešenie môže byť pre vás tou správnou voľbou.

Kalendár

Jednoduchá pripomienka v našom kalendári je samozrejme taktiež legitímnym a účinným spôsobom. Nevýhodou je, že nevidíme všetky naše čakajúce záväzky na jednom mieste (aj na toto existuje riešenie, ale nechcem to tu komplikovať :)).

Špeciálne nástroje

Napriek tomu, že manažovanie čakajúcich záväzkov je skutočne jednoduché (dobre, musíme sa trochu na začiatku zamyslieť aké typy záväzkov budeme zaznamenávať a ako často, respektíve kedy sa k nim budeme vracať) aj vo všeobecných nástrojoch ako papier, e-mail, to-do list, vzniklo niekoľko špeciálnych nástrojov vyslovene na tento účel.

Nechcem tvrdiť že sú zbytočné, ale na manažovanie takéhoto priamočiareho zoznamu jednoducho nie sú potrebné. Napriek tomu vymenujem aspoň 2-3 rôzne nástroje. Ak ste podobní ako ja a radi skúšate nové hračky, môžete sa na ne pozrieť 🙂

Funkcia Odložiť v Gmaili

Naozaj jednoduché riešenie, ktoré občas aj ja využívam, hlavne ako alternatívu ku kalendáru. V prípade e-mailov vám táto funkcia umožňí nastaviť si presný dátum (poprípade aj čas), kedy sa vám ten daný e-mail má objaviť v inboxe. Dovtedy ho nebudete mať na očiach.

Raz som už spomínal, že ja mám každý pondelok podvečer vyčlenený čas na prehľad svojich financií, vrátane vykonania rôznych prevodov. Ak mi teda príde e-mailom nejaká faktúra, použijem práve funkciu Odložiť a nastavím si najbližší pondelok. Tento e-mail potrebujem vidieť len vtedy, keď sa s ním budem reálne zaoberať, čo je v prípade platenia faktúr raz týždenne.

FollowUp.cc

Celkom sofistikovaný nástroj, ktorý okrem jednoduchého nastavenia pripomienok pre čakajúce záväzky ponúka aj iné užitočné funkcie, ako napríklad:

• automatické zasielanie e-mailových správ (napíšem follow-up e-mail už dopredu, ktorý sa automaticky pošle ak do X dní nedostanem odpoveď)
• notifikácie pri otvorení e-mailu prijímateľom
• načasovanie odoslania e-mailov

Znie to celkom fajn, ale aký to má háčik? Tento nástroj stojí 18 dolárov mesačne, čo v súčasnej dobe považujem za nehoráznu cenu, hlavne za spomínané funkcie. Celú suitu Microsoft Office 365 mám mesačne za polovicu tejto ceny.

Nudgemail

Podobná služba ako FollowUp.cc, najväčší rozdiel je asi v tom, že namiesto nastavení sa používajú e-mailové adresy. Napríklad ak chcete, aby sa k vám istá e-mailová správa vrátila o týždeň, pošlete to na jednu špeciálnu adresu a do predmetu napíšete dátum a čas, kedy sa to má udiať. Napríklad „June 22“ (softvér samozrejme funguje len v angličtine).

Druhou možnosťou sú ďalšie e-mailové adresy, ktoré nahradia potrebu zmeniť predmet správy. Napríklad ak náš e-mail prepošleme na tomorrow@nudgmail.com, správa sa nám vráti na druhý deň. Samozrejme takýchto špeciálnych adries je niekoľko tuctov, môžete vyberať z mesiacov (september@nudgemail.com), z konkrétnych dní (September25@nudgemal.com), atď.

Tento nástroj je k dispozícii zadarmo. Ak budete spokojní, potom sa môžete rozhodnúť pre podporu vývojárov, a to kúpou niektorých podporných plánov.

Boomerang

Podobných nástrojov je niekoľko, posledným, ktorý chcem spomenúť je Boomerang pre Gmail. Keď Google zaviedol svoju novinku Odložiť, myslel som si, že služba Boomerang na to doplatí, keďže nebudú mať čo ponúknuť navyše. Nie je ale tomu tak, Boomerang ponúka nasledujúce funkcie navyše:

• Načasované zasielanie e-mailov
• Pripomienka v prípade, že nedostanete odpoveď na vašu správu
• Potvrdenie o prečítaní odoslanej správy
• Pause Inbox: nebude vám doručená žiadne správy, kým to nezrušíte – užitočný nástroj, ak nechcete stále zatvárať e-mailového klienta, ale nechcete byť rušený novými správami
• Možnosť pridať poznámky k e-mailom: napríklad „pán Slanský sľúbil, že zašle cenovú ponuku najneskôr do konca týždňa“

Boomerang má aj bezplatnú verziu, ktorá je limitovaná na 10 správ mesačne. Pre najlacnejšiu pro verziu zaplatíte 5 dolárov mesačne.

Záver

Ako som už viackrát zdôrazňoval vo svojich predchádzajúcich článkoch (a vlastne už aj v tomto :)), perfektné riešenie, ktoré by vyhovovalo všetkým, neexistuje. Všetko závisí od toho, podľa akého systému fungujete a aké iné nástroje používate.

Dôležité ale je, aby ste zoznam pre svoje „čakajúce záväzky“ mali a pravidelne sa k tomu vracali. Keď si na to zvyknete, jeho udržiavanie vám nezaberie takmer žiaden čas navyše a jeho prehľadu sa môžete venovať v rámci svojho týždenného prehľadu.