Ako som už predtým vo viacerých článkoch spomínal (minimálne tu), produktivita nie je o tom ako urobiť viac úloh za menej času, ale skôr o tom

ako venovať dostatok času a pozornosti našim prioritám a najdôležitejším cieľom pomocou eliminácie automatizácie a delegovania určitých aktivít.  

V dnešnom článku sa chcem venovať hlavne druhej polovici predchádzajúceho tvrdenia. 

Eliminácia

Prvým a najjednoduchším riešením je niektoré činnosti absolútne eliminovať. Ak sú to činnosti,  ktoré len zbytočne zaberajú náš čas, tak hurá do toho, kľudne ich zrušme. Často si ale vlastne ani nemyslíme, že daná aktivita je úplne zbytočná. Začali sme ju vykonávať oveľa dávnejšie (možno už ani nevieme prečo), už sa to stalo rutinou, takže berieme to ako samozrejmú súčasť nášho života. Preto je niekedy dobré urobiť audit všetkých svojich aktivít a zodpovedať jednu kľúčovú otázku: 

Čo by sa stalo keby som tú aktivitu už nikdy viac neurobil? 

Ak ide napríklad o zaplatenie faktúry elektrárňam, tak odpoveď je v celku jasná. Ak ide o týždenné zostavenie nášho mužstva vo fantasy football, tam tá odpoveď už nebude taká jednoznačná 🙂.

Automatizácia

Ak eliminácia neprichádza do úvahy lebo tá daná aktivita respektíve výsledok tej aktivity je dôležitý, tak sa musíme opýtať či nie je nejaký spôsob, pomocou ktorého by sa tá činnosť vykonala sama. Takto to samozrejme znie dosť divné ale určite nájdeme rôzne príležitosti v našom živote ktoré by sa oplatilo takýmto spôsobom automatizovať. 

Ak ostaneme pri príklade zaplatenia faktúry elektrárňam, aj tu je odpoveď v celku jasná: pomocou trvalého príkazu alebo inkasa sa tejto aktivity vieme zbaviť nastálo. Čiastočne to platí aj o manažovaní e-mailov (automatické archivovanie, automatické označenie, automatické uloženie emailov zodpovedajúcich rôznym kritériám), o čom som už písal v jednom z predchádzajúcich článkov. Obrovské možnosti máme aj v prípade systémových integrácií, o čom som už tiež písal pred časom.

Delegovanie alebo outsourcing

Ak ani jedna z predchádzajúcich možností neprichádza do úvahy, lebo napríklad daná činnosť/aktivita je komplexnejšia, tak dobrým riešením môže byť delegovanie alebo outsourcing. Pod delegovaním rozumieme zverenie úlohy niekomu inému v rámci našej organizácie (poprípade rodiny 🙂), kým pod pojmom outsourcing rozumieme zakúpenie vykonania istej služby od externého dodávateľa.

Záver

Poradie týchto troch blokov nie je samozrejme tiež náhodné. Určite je najlepšie začať elimináciou a urobiť spomínaný audit aktivít, či ich vôbec musíme vykonávať. Ak to neprichádza do úvahy, tak skúsme porozmýšľať nad tým, či by sa to nedalo automatizovať. Ak ani druhá možnosť do úvahy neprichádza, stále to môže byť priestor pred delegovanie alebo outsourcing.

V ďalšom článku sa detailnejšie pozrieme na outsourcing, jeho výhody a nevýhody. Outsourcing bližšie preskúmame aj z perspektívy organizácií, freelancerov, ale aj “neprofesionálov”. Rovnako si ukážeme niekoľko platforiem, kde si niektoré druhy aktivít môžete vyriešiť aj online.