Stanovenie si cieľov a vykonávanie úloh, ktoré nás k nim zavedú. Možno aj robíme obidve činnosti, ale nejak sa nám to celé zdá oddelené a nesúvisiace. Keď sedíme nad kúskom papiera s našimi cieľmi, zdá sa nám to všetko také jasné a potom prídu všedné pracovné dni, tucty e-mailov, desiatky “dôležitých” pracovných stretnutí, únava po návrate domov z práce a máme pocit, že naša dennodenná práca vlastne ani nemá žiaden súvis s tým, čo sme chceli dosiahnuť. Nie všeliekom, ale užitočnou pomôckou v tomto kontexte môžu byť týždenné prehľady.

Čo je týždenný prehľad

Týždenný prehľad (alebo známejšie “weekly review”) je pravidelná schôdzka so sebou samým, kedy sa venujeme prehľadu nášho života, našich cieľov a osobnej organizácii. Je to akýsi pohľad na naše bežné dni a aktivity z vyššej perspektívy. Pomocou tejto aktivity vlastne vieme úspešnejšie premostiť medzi našimi cieľmi a dennými úlohami.

Prečo to robiť

Veď ale mám dosť práce aj tak, nestíham sa venovať všetkému, čomu by som chcel a ešte si mám komplikovať život s prácou navyše? Je to síce pravda, že to vyžaduje čas navyše, ale určite sa to oplatí. Pravidelné vykonávanie týždenného prehľadu nám tieto investované hodiny určite vráti aj s úrokmi.

Pamätáte sa ešte na časy, keď ste navigovali z mapy? Ako ste to robili? Pozreli ste sa do mapy na začiatku cesty a už ste išli bez nej? Alebo ste sa do nej pravidelne pozreli, porovnali mestá/ulice v reále a v skutočnosti, aby ste sa uistili, že stále ste na správnej trase? Rovnako to je aj s našimi cieľmi. Pravidelne sa potrebujem uistiť, že stále pracujeme na relevantných veciach.

“Neučíme sa zo svojich skúseností. Učíme sa z reflektovania na svoje skúsenosti”

John Dewey

Kedy inokedy vieme zhodnotiť čo sme stihli, čo nie a prečo to tak vlastne bolo? Ak prechádzame našim životom bez takýchto reflexií, bez takýchto krátkych zastávok, kedy sa pozrieme do “našej mapy” a porovnáme našu polohu zo želanou trasou? Cez pracovné dni takmer bezhlavo pridávame úlohy, poznámky a treba sa niekedy na nich aj kriticky pozrieť, s chladnou hlavou. Toto sú všetko moje argumenty v prospech týždenného prehľadu.

Myšlienka tejto týždennej reflexie oficiálne pochádza od Davida Allena, autora systému produktivity GTD. Týždenný prehľad je kľúčovým elementom tohto systému. Rovnako ako základná téza, že náš mozog nie je na uchovávanie informácií, ale na kreativitu. Skúsenosti zo stretnutí, z každodenného hasenia požiarov, z malých úspechov potrebujeme pravidelne revidovať, aby sme sa z nich poučili. 

Najväčším prínosom týždenného prehľadu je akási re-prioritizácia na týždennej báze. Znovu sa spojíme s našimi cieľmi a prioritami, určíme, ktoré aktivity nás tam zavedú. Celý proces nám potom dáva jasnosť a istotu, aby nás denne prichádzajúce úlohy a nároky vonkajšieho sveta nezmiatli a aby sme si boli istí čo je pre nás skutočne dôležité.

Ako to robiť?

Aj keď sa bavíme o týždennom prehľade, nie nutne to ale musí byť vykonávané každých 7 dní, ak vám to tak nevyhovuje. Ako ale už možno viete, ja som zástancom návykov a pravidelnej štruktúry, tak z tohto hľadiska určite odporúčam rovnaký deň a rovnaký čas každý týždeň. Sú argumenty pre rôzne dni, ale najčastejšie odporúčaným časom je piatkové popoludnie (stále v práci, čerstvé spomienky na uplynulé dni) alebo nedeľa večer (už skôr príprava na nasledujúci pracovný týždeň, obsahuje aj reflexiu na súkromný víkend). 

Dôležité je ale určite mať to v kalendári naplánované a postarať sa o to, aby sme mali čo najmenej rozptýlení. V tomto kontexte hrá významnú rolu aj miesto, kde si k tomu sadnete. Mali by ste to robiť tam, kde vykonávate svoju prácu (za chvíľku si povieme prečo), ale zároveň by ste mali mať kľud od vonkajšieho sveta.

Čo sa týka potrebnej dĺžky, tam je to veľmi individuálne a variabilné. Ak s týmto zvykom ešte len začínate, určite začnite len s polhodinkou, maximálne hodinkou. Ak ale chcete stihnúť väčšinu elementov, ktoré pod klasický týždenný prehľad patria, ten čas sa vám môže blížiť aj k dvom hodinám. Samozrejme sú možnosti, ako túto dĺžku skrátiť, napríklad tak, že svoje e-maily spracujeme denne.

Veľa ľudí robí chybu v tom, že tento čas využíva na vykonávanie niektorých úloh. Týždenný prehľad ale vôbec nie je o tom, aby sme odpovedali na e-maily, alebo dokončovali rozpracované dokumenty. Týždenný prehľad slúži na to, aby sme si povedali, čo sa má urobiť a kedy to ideme urobiť. Slúži to takisto na spracovanie vstupov pozbieraných počas celého týždňa (viac v bloku Upracte si).

Ak s procesom týždenného prehľadu len začínate, určite je dobrý nápad spoľahnúť sa na hotový checklist, ktorý vás usmerní v jednotlivých krokov, poprípade pomôže s otázkami, ktoré by ste si mali položiť. Tu si môžete napríklad zadarmo stiahnuť checklist od samotného Davida Allena, samozrejme po anglicky. Keď sa potom prenesiete cez začiatočníčke ťažkosti, určite vám odporúčam vytvoriť si vlastnú verziu, s otázkami a krokmi na mieru.

Proces pre týždenný prehľad

David Allen rozdelil aktivity súvisiace s týždenným prehľadom do troch podskupín. Skúsim teda zostať aj ja pri overejnej štruktúre a pozrime sa na jednotlivé aktivity cez ňu.

Upracte si (Get clear)

Mali by ste začať s tým, že spracujete všetky informácie, ktoré ste počas týždňa “len” odložili nabok. Ja napríklad počas týždňa zbieram poznámky, odkazy, dokumenty len na nejakú virtuálnu kopu, ktoré potom raz za týždeň skategorizujem. Viac o tom, ako sa rozhodujem ohľadom jednotlivých vecí (článok je síce o e-mailoch, ale veľmi podobné rozhodovanie je nutné o všetkom), nájdete v tomto článku. Spracovať by sme mali všetky svoje inboxy (e-mailové, v Evernote, všade kam počas týždňa len hádžeme veci).

Táto “očista” by sa nemala týkať len digitálnej sféry, rovnako by ste mali spracovať aj dokumenty v papierovej forme, post-it poznámky polepené na monitore, všetko. Ešte raz ale zdôrazňujem, keď máte papierik s telefónnym číslom, neznamená to, že dotyčnému idete teraz zavolať. Telefónne číslo si buď len uložíte (ak je to iba pre prípad), alebo si to zapíšete do zoznamu úloh (ak to súvisí s nejakou aktuálnou úlohou).  

Nešetrite ani váš mozog: ak sa pri spracovaní vstupov vás niečo napadne, týždenný prehľad je práve čas na to, aby ste to všetko dali na papier. 

Buďte aktuálni (Get current)

V prvom rade sa pozrite na vaše ciele a projekty, nech ich už voláte akokoľvek. Aké sú vaše ciele? Ktoré sú aktivity, ktoré zabezpečujú, že sa k tým cieľom stále približujete? Dostali ste sa k tým činnostiam počas týždňa? Máte ich v kalendári alebo v zozname úloh na nasledujúci týždeň? Alebo ešte dôležitejšie otázky typu sú moje ciele ešte stále relevantné? 

V tomto bloku je to hlavne o vašom zozname úloh a kalendári. Otvorte si svoj kalendár a pozrite si spätne týždeň a takisto choďte týždeň dopredu. Napadá vás niečo, čo potrebuje follow-up? Máte na budúci týždeň niečo, čo potrebuje vašu pozornosť skôr ako samotná udalosť? Naplánujte si to. Ak napríklad v piatok máte deadline pre jednu dôležitú správu, už je dávno neskoro, keď sa vám to objaví v kalendári v daný deň (týždenný prehľad samozrejme nie je jediným riešením, ako sa vyhnúť takýmto katastrofám).

Rovnako sa pozrite aj na váš zoznam úloh. Čo sa tam nachádza? Čo ste počas týždňa nestihli, čo vás nasledujúci týždeň čaká? Čo z týchto úloh je ešte stále relevantných? Čo viete eliminovať, delegovať, automatizovať?

Systém GTD je postavený na niekoľkých kľúčových zoznamoch, ako napríklad Ďalšie kroky a Čakajúce. Či už GTD používate alebo nie, každopádne odporúčam, aby ste si vytvorili zoznam “čakajúcich” úloh. Týždenný prehľad je potom aj o kontrole tohto zoznamu. 

Buďte kreatívni (Get creative)

Ak by ste sa ale venovali len tým úlohám a projektom, ktoré sa vo vašom systéme už nachádzajú, veľa nového by ste nevytvorili. Tento pravidelný prehľad je preto aj o “organizovanom snívaní”, o potenciálnych nových projektoch, cieľoch, návykoch, nápadoch. Opäť vám môže byť nápomocný jeden zoznam z GTD, a to konkrétne zoznam Niekedy / možno, kde zbierate vaše zatiaľ odložené sny, nápady a úlety. Ak sa na nich pravidelne pozriete, niekedy si poviete, že prišiel čas niečo s nimi urobiť. Prečo nie práve počas týždenného prehľadu?

Záver

Na prvý pohľad toto celé môže znieť ohromujúco. Dôležité je preto len začať. Nesnažte sa o dokonalosť, hlavne na začiatku. Ak začnete len tým, že si každú nedeľu večer sadnete a prezriete si svoj kalendár na ďalší týždeň, už len toto vám prinesie enormné množstvo benefitov. A verím, že po čase, keď budete cítiť jeho pozitívny vplyv na váš život a vašu organizovanosť, tam postupne pridáte aj ďalšie kroky z tohto článku.