Skôr ako sa skutočne ponoríte do čítania tohto článku, porozmýšľajte: máte vo vašej práci alebo súkromnom živote také bloky textov, ktoré píšete opakovane, viac-menej každý deň? A prajete si, aby ste to robiť nemuseli? Ak áno, čítajte ďalej, v tomto článku vám vysvetlím, ako vám môže pomôcť takzvaný text expander.

Nuž, ak vás to skutočne irituje, tak už ste pravdepodobne zistili, že riešenie je už vymyslené a možno ani nemusíte ďalej čítať. Ak ste ale ešte o slovnom spojení “text expander” nepočuli, čítajte ďalej.

Text expander: čo to vlastne je?

(V tomto článku budem používať dve verzie výrazu: Text Expander s veľkými písmenami pre konkrétnu službu a text expander s malým pre tieto nástroje vo všeobecnosti)

Text expandery (dalo by sa preložiť možno ako “rozširovače/rozťahovače textu”, ale asi radšej ostanem pri anglickej verzii) sú vskutku celkom jednoduché aplikácie na ukladanie často opakovaných textov a ich vkladanie do rôznych dokumentov. Ukladáme ich v prostredí samotného softvéru a väčšinou ich vkladáme pomocou nejakej textovej skratky.

Jednoduchý príklad:

Uložený text: “V prípade akýchkoľvek otázok ma neváhajte kontaktovať.”

Skratka: “zotazky”, pre záver (textu) a kontakt (samozrejme výber je na vás), viac v treťom videu.

Dĺžka textu samozrejme nie je ohraničená, môžete to použiť aj na kratšie reťazce, ako napríklad meno, adresa, telefónne číslo, ale aj na dlhšie texty ako odseky, celé listy, kapitoly knihy (pri dlhých textoch ale cítim oveľa nižšiu pridanú hodnotu).

Tri krátke videá o práci so softvérom

Je to teda akási predloha (template)?

Aj tak to môžete využiť (o tom trochu nižšie), ale normálne nie je. Prirovnal by som to k príkladu z prostredia webdesignu:

Template je predloha celej stránky (v našom prípade dokumentu, napríklad predloha pre váš newsletter), kým text expandery slúžia viac na jednoduchšiu prácu s jednotlivými blokmi textu v rámci dokumentu (“content blocks” pri webdesigne).

Niekedy nemá zmysel používať predlohu, lebo toľko by sme tam toho museli pomeniť, že je lepšie začať odznova. Ale samozrejme efektívnejšie to je pomocou vopred definovaných textových blokov (ak sa teda jedná o štandardné bloky textu).

Aký bol život pred Text Expanderom?

Pamätám si, keď som už niekoľko rokov dozadu mal svoj vlastný text expander, len sa to vtedy volalo Microsoft Word 🙂 Nehovorím samozrejme o takom sofistikovanom nástroji ako teraz predstavovaný Text Expander, ale o jednoduchom textovom dokumente, kde som nakopíroval tie vety/frázy/odseky, ktoré som najčastejšie používal. Fungovalo to celkom dobre.

Vo svojej súčasnej práci oveľa častejšie používam predlohy, keďže viac pracujem s opakujúcimi sa vzormi dokumentov a menej so stále novými typmi dokumentov, kde by som nahádzal vopred definované bloky textov. 

Samozrejme podobnú funkciu plnia aj nástroje ako napríklad podpis pri e-mailoch, alebo správcovia hesla, ktoré dokážu automaticky vyplniť isté polia, ako meno, adresa, telefónne číslo, atď.

To je všetko?

Áno, takmer. Verím, že text expander by ste mali začať používať hlavné pre rýchle vkladanie štandardných textov. 

Ale čo keď ten text nemám stále rovnaký? Menia sa mi tam mená zákazníkov, dátum, názov produktu, atď.

Menej sofistikovaná odpoveď na túto otázku znie: bez problémov, jednoducho len vložíte text a manuálne prepíšete nesprávne údaje. Text Expander samozrejme myslí aj na sofistikovanejšie riešenia, keďže ponúka tzv. “Fill-in snippety”, alebo textové bloky s nutnosťou vyplnenia niektorých údajov. 

Užitočným miestom je aj verejná knižnica na stránke textexpander.com, kde si môžete nájsť bloky vytvorené inými užívateľmi a importovať si ich do vášho systému. 

Tu sa už nebavíme nutne o skrátení písania samotného, ale o získanie času vďaka eliminácie externého hľadania informácií, aspoň teda v niektorých prípadoch. Máme tu totiž k dispozícii medické výrazy, právnické formulácie, cudzojazyčné štandardné texty, atď. Žiaľ, drvivou väčšinou po anglicky. 

Čo získavate?

Služba Text Expander je jednou z najlepších na trhu. Za 3-4 dolárov mesačne (v závislosti od toho, či platíte mesačne alebo ročne) získavate službu funkčnú na niekoľkých platformách ako macOS, iOS, Windows a ako rozšírenie pre Google Chrome. Nevýhodou je samozrejme cena vo forme predplatného.

Vaše textové bloky sú ukladané na serveroch poskytovateľa, čo má jednu nespochybniteľnú výhodu: vaše bloky sú k dispozícii na všetkých vašich zariadeniach, či už na desktope alebo na mobile. Ako ste si mohli uvedomiť zo zoznamu platforiem, majitelia zariadení s Androidom majú smolu.

Text Expander ponúka 30 dní na vyskúšanie produktu. 

Alternatívy

Ak by vám cenovka nevoňala, určite máte k dispozícii niekoľko nástrojov, ktoré sú zadarmo. Ako príklad uvediem:

Espanso

Softvér s otvoreným zdrojovým kódom. Na používanie ale nie je tak príjemný, ako Text Expander. 

AutoHotkey

Tento nástroj odporúčam len pre technicky zdatnejších, keďže má vlastný skriptovací jazyk. Je to ale oveľa viac ako len text expander, ak máte smelšie plány s optimalizáciou vašej práce v rámci systému, odporúčam preveriť.

AutoText

Ďalší bezplatný nástroj (pre jednotlivcov a malé tímy do 5 ľudí), ktorý určite postačuje na zoznámenie sa s textovými blokmi.

Auto Text Expander pre Google Chrome

Ak službu chcete využívať len v rámci vášho prehliadača, tak toto rozšírenie môže byť pre vás dostatočné.

Ďalšie alternatívy môžu byť softvéry na zakúpenie (čiže nie vo forme predplatného ako v prípade TextExpanderu), ktorých je tiež niekoľko na trhu. Na tie som sa ale v tomto článku nezameral. Verím totiž, že TextExpander je najlepší z nich, takže to stojí za tu cenu. Ak ale platiť nechcete, určite nájdete niečo pre seba aj z bezplatných nástrojov.

Záver

Tento nie je prvý článok na mojom blogu, v ktorom sa venujem jednotlivým nástrojom na uľahčenie našej práce. Skôr som už písal o automatizácii nášho systému vo všeobecnosti, ale aj o automatizácii spracovanie istých prichádzajúcich e-mailových správ pomocou filtrov a pravidiel.

Som presvedčený, že uvedené nástroje nám dokážu ušetriť nemálo času pri práci s rôznymi dokumentmi, e-mailami a podobne. Aj tu ale platí, že treba byť obozretní a nestať sa otrokom nástrojov samotných.

Naozaj odporúčam, aby ste namiesto toho ako okamžite siahnete po jednom zo spomínaných nástrojov, vyskúšajte ich “vo vašej hlave” počas niekoľkých dní. 

Píšte uvedomelo: čo píšete, ako často sa opakuje daný text, koľko takých blokov vlastne máte? Mali by text expandery vo vašom prípade vážnu pridanú hodnotu? Ak nie, odignorujte celý tento článok a sústreďte sa radšej na tie aktivity, ktoré vám tú pridanú hodnotu prinesú.