Ako som v predchádzajúcom článku avizoval, pokračujeme v minisérii článkov o efektívnom zvládnutí návalu e-mailov. Minule sme sa pozreli na jediné pravidlo:

mali by sme rozlišovať medzi kontrolou a spracovaním e-mailov.

Sú to takmer úplnerozdielne veci a pomôže nám to jasnejšie definovať kedy a čo ideme robiť v našej e-mailovej schránke

V dnešnej časti by som chcel pokračovať tam kde sme minule prestali: pri spracovaní e-mailov. Na konci toho článku som už načrtol možnosti a postup, dnes sa na to pozrieme detailnejšie.

Pravidlo jedného dotyku

Najdôležitejším pravidlom, čo by sme si mali zapamätať pri spracovaní e-mailov je pravidlo jedného dotyku. Toto pravidlo hovorí o tom, že každý e-mail by sme mali “spracovať” a v našej schránke/inboxe vidieť len raz. 

V minulom článku som aj to napísal, že e-mailová schránka nemá byť našim zoznamom úloh a myslel som tým presne túto situáciu. Viacerí z nás si držia e-maily na očiach, aby to slúžilo ako vizuálna pripomienka niečoho, čo máme urobiť (prečítať, odpovedať, založiť). Je to ale vysoko neefektívne. Prečo? Ten e-mail máme na očiach aj vtedy keď to vidieť vôbec nepotrebujeme a keď s tým ani nechceme nič robiť. Po čase aj zabudneme, čo ten e-mail pre nás znamená. Prečítame si ho zas, opäť s tým ale nič neurobíme a takto strácame drahé minúty nášho času.

Rozhodovací strom

Riešením na túto situáciu je takzvaný “rozhodovací strom” (e-mail decision tree) pre e-maily. Funguje to tak, že zodpovedaním jednoduchých otázok postupujeme v rozhodovaní o tom, čo s daným e-mailom urobíme a kedy. Tento rozhodovací strom nám potom pomôže poľahky aplikovať pravidlo jedného dotyku

Existujú aj rozhodovacie stromy vyslovene pre e-maily, ale ja najradšej používam workflow Davida Allena (“otec” GTD, o tejto metóde niekedy nabudúce, alebo zatiaľ jeden článok v češtine). Ten je aplikovateľný na všetky prichádzajúce informácie ako telefonické hovory, ručne napísané poznámky, e-maily, listy v papierovej forme, atď.):

Komentáre k niektorým bodom na obrázku

Niekoľko komentárov k obrázku, ak by to nebolo jednoznačné:

• Je to TERAZ vykonateľné? Slovo teraz tam figuruje preto, aby sme potenciálne projekty, ktoré možno niekedy v budúcnosti chceme podniknúť, odklonili na spodnú koľaj a ODLOŽILI rozhodovanie o tom do budúcnosti. Na tento účel nám poslúži jednoduchý zoznam Možno/niekedy (Someday/maybe podľa Davida Allena), či už na papieri, vo Worde, v našom manažéri úloh, alebo kdekoľvek
• REFERENCIE – ak to nie je vykonateľné ale informácia sa týka niektorého z našich cieľov alebo oblasti života, možno si ju chceme uložiť do našich poznámok (či už do aplikácií ako OneNote, Evernote alebo Google Keep) alebo úschovne dokumentov (náš počítač, Dropbox, OneDrive, Google Drive). Ja osobne používam obe s rovnakou štruktúrou, o tom niekedy nabudúce.
• MENEJ AKO DVE MINÚTY – dovolím si tvrdiť, že toto bude jedna z kľúčových zmien pre vás, ak sa túto schému rozhodnete aplikovať. Ak vykonanie nejakej úlohy zaberie len minimum času, určite nemá zmysel si to ani písať do zoznamu našich povinností a najlepšie vybaviť hneď, počas spracovania e-mailov
• DELEGOVAŤ – pri niektorých e-mailoch jednoducho nie sme “najpovolanejší” na vykonanie ďalšieho kroku. Nebojme sa delegovať! Tieto delegácie je ale potom dôležité dôkladne zaznamenať, aby sme sa k nim mohli vrátiť (môže na to slúžiť adresár v našej e-mailovej schránke, kategória “čakajúce” v našom zozname úloh, atď.
• KALENDÁR a ZOZNAM ÚLOH – Do prvého by mali patriť všetky naše povinnosti, ktoré sa viažu ku konkrétnemu dňu alebo času, do zoznamu úloh povinnosti, ktoré chceme, musíme urobiť, ale neviažu sa k žiadnej lehote ani konkrétnemu dátumu

E-mail nie je úschovňa

Mojou opakujúcou sa mantrou (a tento princíp je jasne viditeľný aj na tomto obrázku) je dodržanie mantinelov medzi našimi rôznymi nástrojmi produktivity, a to nasledovne: 

• E-mail (má to byť čisto komunikačným kanálom a nie úschovňou dokumentov, úloh a poznámok)
• Zoznam úloh (má obsahovať všetky naše úlohy, ktoré sa neviažu ku konkrétnemu dňu a času)
• Kalendár (má obsahovať všetky naše povinnosti, ktoré sa viažu ku konkrétnemu dňu alebo času)
• Referencie / Poznámky (slúžia na úschovu dokumentov a poznámok, ktoré nevyžadujú žiadnu akciu)

Záver

Aplikovaním pravidla jedného dotyku si výrazne môžeme skrátiť čas venovaný našim e-mailom. Samozrejme ak je to pre vás totálna novinka, môže to znieť dosť komplikovane. Hlavne keď máte nedostatočný súlad a ťažkopádnu spoluprácu medzi jednotlivými nástrojmi produktivity.

Vždy je preto lepšie postupovať pomaly a do vašej práce zavádzať malé zmeny. Keď sa z nich potom stanú automatické návyky, môžete pokračovať s ďalšími zmenami. V ďalších článkoch sa budem snažiť poskytnúť ďalšie rady pre efektívnu prácu s e-mailmi, ale aj praktické rady pre lepšiu integráciu našich nástrojov produktivity.