Cieľom dnešného článku je pozrieť sa detailnejšie na jeden dôležitý a zároveň nebezpečný fenomén našej doby, a tým je prokrastinácia. Pozrieme sa bližšie na rôzne aspekty: čo to je, prečo to robíme a hlavne že čo s tým.

Prokrastinácia: čo to je?

Zjednodušene povedané, prokrastinácia (z latinského pro crastinus – na zajtrajšok) je odďaľovanie práce na úlohách, nechávanie si úloh na poslednú chvíľu (samozrejme len v prípade úloh, ktoré nejaký termín na dokončenie majú). Je to vo svojej podstate konanie voči zdravému rozumu, keďže namiesto toho, čo by sme mali robiť, robíme to, na čo máme chuť a čo nám prináša nejakú hodnotu v súčasnosti. Nemýľme si to ale s lenivosťou!

Mám napísať dôležitú správu, ale namiesto toho radšej skontrolujem e-maily, objednám psie žrádlo, prelistujem si noviny, z čoho ma napadne pozrieť si niečo na YouTube a keď som už tam, nájdem si aj nejaký recept na víkend a pozriem najkrajšie góly Premier League z ročníka 95/96.

Je to v istých prípadoch zabitý čas, ale „profesionálni prokrastinátori“ maskujú svojou prokrastináciu skutočnou prácou (namiesto dôležitej práce sa ale venujú banálnejším úlohám) 🙂 Smutná pravda ale je, že často odďaľujeme naše najdôležitejšie úlohy a nahradzujeme to prácou na treťoradých úlohách, ktoré majú limitovanú pridanú hodnotu.

Prečo „prokrastinujeme“?

Nechcem veľmi zachádzať do vedeckého pozadia problému (o tom už písali inde múdrejší ľudia), ale hlavným problémom je podľa vedcov „časový rozpor“ (time inconsistency): ciele si stanovujem a úlohy si dávam pre svoje budúce JA, lebo vykonanie tých úloh mi v budúcnosti prinesie úžitok. Problém je ale v tom, že prácu musí vykonať moje súčasné JA a to vníma len samotnú prácu bez úžitku.

Keďže dôsledok mojej nečinnosti je zatiaľ v nedohľadne (a pôžitok z výsledku tiež), prečo by som si nepozrel radšej nejaké YouTube videá? 🙂 (Mimochodom, moje obľúbený TED talk na túto tému prokrastinácia je prednáška Tima Urbana).

Z praktického hľadiska to ale najčastejšie robíme, keď je daná úloha napríklad priveľká, príliš komplikovaná, abstraktná alebo dokonca nudná.

Prečo je prokrastinácia zlá?

Prokrastinácia nie je automaticky zlá. Záleží hlavne na tom, aké veci si odďaľujeme. Ak posúvame pred sebou nejakú treťoradú povinnosť a namiesto toho čas využijeme na dôležitejšie aktivity, v tomto zmysle to je celkom fajn. Napriek tomu ja nie som zástancom tohto prístupu. Prečo?

Ak niečo stále posúvame, myslíme na to viac ako si tá úloha zaslúži, čo je premárnený čas. Namiesto toho by prvá otázka mala znieť, či tú úlohu/aktivitu potrebujem/chcem urobiť. Ak je odpoveď nie, nemusím na tom ani prokrastinovať. Ak je odpoveď áno, posúvanie práce na nej je zbytočná strata času. Ak nejakú úlohu chceme urobiť, musíme sa rozhodnúť kedy to urobím, aby sme si zbytočne nezaťažovali našu hlavu pričastými rozhodnutiami typu „čo by som mal v tomto momente robiť“.

Ďalším problémom je (iba v prípade úloh s nejakým konečným termínom), že ak si danú úlohu necháme na poslednú chvíľu, môže utrpieť práve kvalita výstupu. Možno stihneme napísať jednu seminárku za dve hodiny, nečakajme ale, že to bude niečo svetoborné.

Najhoršia je ale prokrastinácia v prípade aktivít, ktoré nie sú viazané k žiadnej uzávierke. Bohužiaľ sú to väčšinou naše najdôležitejšie aktivity. Máte blog a potrebujete pravidelne písať? Chcete šetriť na dôchodok, na výlety? Chcete dať výpoveď a založiť si vlastnú firmu? Na tieto vlastné iniciatívy lehoty neexistujú a prakticky sa nič nestane keď ich neurobíme. Ak sú ale dôležitými míľnikmi na ceste za našimi cieľmi, bude to mať na náš život ďalekosiahle následky.

Ako prokrastináciu poraziť?

Po dlhšom úvode a teórii sa konečne dostávame k jadru veci, ku konkrétnym spôsobom, ktoré nám môžu pomôcť získať si disciplínu pri plnení našich cieľov alebo iných definovaných aktivít v práci, pri štúdiu alebo osobnom živote. Samozrejme dôležité je trochu porozmýšľať pri každej konkrétnej aktivite, že prečo to vlastne posúvame, čo nám bráni v tom, aby sme to jednoducho vykonali. Niekoľko všeobecných odporúčaní som už poskytol v tomto článku (sekcia Ako byť produktívnejší), ale teraz niekoľko tipov vyslovene proti prokrastinácii:

1. Nájdime vzťah úlohy k vyšším cieľom

Niekedy sa nám do úlohy nechce, lebo nevidíme v tom ani zmysel. Prvým krokom je teda vyjasniť si, či to zmysel skutočne má. Ak to zmysel nemá, jednoducho to ignorujme a nestrácajme s tým čas. Často si to samozrejme nemôžeme dovoliť, keďže ide o úlohy delegované nadriadenými, učiteľmi, rodičmi. Aj v týchto prípadoch sa oplatí porozmýšľať prečo sa táto úloha musí urobiť a aký to má vzťah k „vznešenejším“ cieľom. Musíte vyplniť komplikovanú Excel tabuľku, s ktorou zabijete pol dňa a nedáva vám to nič? Porozmýšľajte komu to bude osožné a načo sa použije. Niekedy stačí si uvedomiť, že výsledok mojej práce je vstupom do rozhodovania manažmentu o smerovaní firmy.

2. Ako zjesť slona? Kúsok po kúsku

Často nás od práce na nejakej úlohe odrádza jej komplikovanosť, keď to vyzerá byť veľkým sústom. Tu nám môže pomôcť keď si uvedomíme, že to ani nebudeme robiť všetko naraz. Skúsme danú úlohu rozdeliť na čiastkové aktivity, ktoré nám pomôžu postupne napredovať. Keď chcem napísať článok, nikdy nemám vo svojom zozname napísané „napísať článok“, ale „vybrať si tému ďalšieho článku“, „napísať outline článku“, „hľadať relevantné články na internete“, atď.

3. Sústreďme sa na proces, nie na výsledok

Toto je moja obľúbená rada aj pri práci na svojich cieľoch, ale veľmi dobre sa to hodí aj sem. Často nás odrádza očakávaný výsledok (napríklad napísať 200 slov) v rámci danej úlohy. Namiesto toho sa ale môžeme sústrediť na proces (písať 30 minút), čo nás odbremení od toho, aby sme nad úlohou trávili hodiny.

4. Uľahčime si začiatok práce

Určite sa aj vám už stalo, že horko-ťažko ste sa donútili do niečoho, ale keď ste na tom už robili, tak to už vôbec ani nebolelo a na konci ste toho urobili dokonca viac ako ste plánovali. Ťažké je väčšinou len začať. Musíme preto našu myseľ oklamať. Povedzme si, že dnes ten dokument len vytlačíme a prečítame prvú stranu. Ak nič iné neurobíme, fajn, postupujeme po malých kúskoch. Väčšinou ale ten „odpor“ prekonáme tým, že začneme a budeme pokračovať napriek svojmu pôvodnému plánu.

5. Plánujme dôkladnejšie

Nie je nič zlé na tom, že si isté veci urobíme tesne pred termínom. Účty si platím v posledné dni pred splatnosťou, ako aj jednoduché úlohy, ktoré vyžadujú limitovaný počet krokov a limitované množstvo práce. Kľúčové je ale tak si ich naplánovať (ak sa mám prihlásiť na nejakú udalosť do konca mája, dám si to do kalendára na posledné dni mesiaca, keďže: 1) zaberie mi to pár minút, 2) dovtedy sa môže ešte všeličo stať, čo mi zmení moje plány na deň tej akcie).

Problém nastáva keď si na poslednú chvíľu necháme niečo, čo nie je také priamočiare a jednoduché.  Vtedy si tú komplikovanejšiu úlohu musíme rozkúskovať na menšie a rozložiť to v čase, aby sa to celé stihlo do termínu. Ak termín nie je (napríklad naše ciele), vyberme si čas, kedy na danom projekte budeme robiť a robme to konzistentne (viď blok Sústreďme sa na proces)

6. Batching

O tomto pojme som už písal v jednom z predchádzajúcich článkov. Často sa necítime na istý druh práce, lebo sa to vo veľkom líši od toho, čo práve robíme. V týchto prípadoch je dobré podobné úlohy zoskupiť, aby sme eliminovali stále zmeny „kontextov“. Ja napríklad všetky svoje účty (len tie, ktoré sa nedajú platiť trvalým príkazom alebo inkasom, o tom viac v článku o automatizácii) platím v pondelok. Keď dostanem nejakú faktúru, dám si to do kalendára na najbližší pondelok. Potom sa prihlásim do internet bankingu a všetko vybavím naraz. Opadne tým to zbytočné trenie, ktoré prináša nutnosť vyhľadať danú faktúru, prihlásiť sa do internetového bankovníctva. Alebo ďalším dobrým príkladom sú telefonáty. Nie vždy sme v nálade komunikovať po telefóne. Ale keď už sme, má zmysel zoskupiť všetky naše telefonáty a vybaviť ich naraz.

Záver

Mojim cieľom nebolo napísať vedecký článok a analyzovať procesy v našom mozgu vedúce k prokrastinácii. Skôr som chcel poskytnúť pár praktických rád na zlepšenie našich pracovných procesov, aby sme prokrastináciu elimimovali.

Pravdepodobne každý z nás si u seba uvedomuje tento fenomén. Dôležité je začať trochu rozmýšľať, kedy sa nám to stáva a ktorý dôvod nás k tomu vedie. Ak potom moje tipy aplikujete na danú situáciu, verím že vám to pomôže.