Ak chceme hovoriť o definícii produktivity, musíme začať od hospodárskej sféry. Zjednodušene povedané, produktivita vyjadruje pomer medzi vyprodukovanou kvantitou  a vstupmi použitými pri výrobe. Podľa charakteru vstupu rozlišujeme produktivitu práce (koľko vyprodukuje jeden pracovník), produktivitu kapitálu, materiálu, strojov, atď. V ekonomike je rovnica celkom jasná, keďže pod vyprodukovanou kvantitou rozumieme ľahko merateľné ukazovatele, ako napríklad hrubý domáci produkt. Ak však hovoríme o osobnej produktivite alebo efektivite, obraz už nie je taký jasný a existuje niekoľko rôznych definícií alebo interpretácií. 

Stihnúť naše úlohy za kratší čas. Na prvý pohľad táto definícia vyzerá celkom fajn, ale niečo tomu chýba. Toto tvrdenie nehovorí nič o tom, či sme tie úlohy splnili kvalitne alebo s akou investovanou energiou. 

Robiť veci správne

Ak k rýchlosti pribudne ešte aj kvalita a primeraná energia (v niektorých prípadoch náklady), ešte stále nehovoríme o produktivite ale o hospodárnosti (nie je to najšťastnejší preklad anglického slova efficiency, ale zase asi najpresnejší). V tomto prípade robíme veci správne (doing the things right). Síce možno robíme nesprávne úlohy, ale robíme ich optimálne. Hospodárnosť totiž nie je o dosahovaní cieľov. 

Na znázornenie, jeden z mojich obľúbených citátov od guru manažmentu, Petera Druckera:  

(citát používal slová efektivita, čo nie je v tomto kontexte vôbec správne, viď nižšie). 

Robiť správne veci

Občas sa stretávam s formuláciou, že „dnes som mal veľmi produktívny deň, poslal som asi 30 e-mailov“. Vtedy mám vždy nutkanie opýtať sa, či dotyčného platia podľa počtu e-mailov a či to je jeho hlavná náplň práce alebo či to aspoň prispieva k dosahovaniu jeho pracovných cieľov. Dôležitá otázka teda je, či nás tieto e-maily (alebo akékoľvek iné úlohy) posúvajú bližšie k našim cieľom. Ak áno, sme efektívni, teda robíme tie správne veci (effectiveness – doing the right things).  

Priznávam, v slovenčine rozdiel medzi týmito anglickými výrazmi je trochu mätúci. Keď sa pozrieme do slovníka, pri obidvoch slovách (effectiveness a efficiency) svieti aj rovnaký preklad, efektívnosť a účinnosť, čo nie je celkom presné. Páči sa mi detailné porovnanie dvoch pojmov na tejto stránke.

Ešte dva príklady na vyjasnenie rozdielu medzi týmito výrazmi. 

• Ak sa chceme dostať z bodu A do bodu B, auto a lietadlo ako dopravné prostriedky môžu byť rovnako efektívne, lebo dostanú nás do cieľa, bodka. Z hľadiska hospodárnosti ale to už môže byť veľký rozdiel, v čase, v množstve spotrebovaného paliva, atď. 
• Futbalisti A a B majú na svojom konte zhodne po 10 gólov. Kým futbalista A na to potreboval 30 streleckých pokusov a 8 zápasov, futbalistovi B na to stačilo 20 pokusov a 4 zápasy. Čo sa týka efektivity, sú na tom rovnako, ale z hľadiska hospodárnosti je na tom lepšie ten druhý.
  

A už sa dostávame k definícii produktivity, lebo oba spomenuté aspekty sú dôležité. Produktivita je vykonávať primárne činnosti, ktoré nás približujú k našim cieľom a vykonávať tieto činnosti hospodárne (rýchlejšie, ľahšie, lacnejšie).  

Ako byť produktívnejší?

A kľúčová otázka je teda, že ako byť produktívnejší? To nie je témou tohto článku, ale celého môjho blogu. V ďalších príspevkoch sa chcem zamerať na rôzne aspekty produktivity. Ale pre dnešok len niekoľko zásad: 

1. Majte jasné ciele. Samozrejme to sa povie ľahko. Nech vás ale motivuje fakt, že skutočným účelom cieľov nie je zaškatuľkovať vašu budúcnosť a presne určiť kde budete o dvadsať rokov, ale poskytnúť rámec pre každodenné rozhodovanie o úlohách a aktivitách, ktoré majú alebo nemajú byť urobené.  
2. Začnite pomaly. Ľudia často robia chybu, že chcú všetko riešiť komplexne a naraz. Ak ešte nemáte vybudované potrebné návyky, začnite s jednou oblasťou života a pre začiatok si nemiešajte finančné ciele so zdravotnými, alebo sociálnymi. Vyberte si jednu oblasť svojho života a porozmýšľajte, čo chcete v danej oblasti dosiahnuť raz, potom do 5 rokov, do roka, atď. (v blízkej budúcnosti napíšem článok o jednej knihe na túto tému, ktorá je jedna z mojich najobľúbenejších) 
3. Identifikujte svoje najhodnotnejšie aktivity. Ak už máte svoj cieľ, ujasnite si, ktoré sú aktivity, ktoré vám ho pomôžu dosiahnuť. Ďalší článok na tomto blogu bude o takzvanom Paretovom princípe. 
4. Naplánujte a strážte si tieto aktivity. Ak si identifikované aktivity a úlohy nedáte do kalendára ako záväzok voči sebe, vonkajšie faktory (stretnutia, ad hoc úlohy) vám tieto časové okná „prepíšu“. Ideálne je začať deň svojimi najhodnotnejšími aktivitami (závisí od oblasti života samozrejme). 
5. Robte! Neviem či ste si všimli, doteraz sme ešte žiadnu aktivitu nevykonali, takže teraz je čas. Aj keď už sedíme pri danej úlohe, ešte veľa vecí sa môže pokaziť, takže neskôr budeme hovoriť aj o prokrastinácii, rozptýleniach, atď. 
6. Automatizujte. Táto časť priamo nadväzuje na hospodárnosť našich aktivít. Návyky sú extrémne silnou pomôckou na ceste k produktivite. Ďalší z mojich obľúbených citátov hovorí: „Ľudia nerozhodujú o svojej budúcnosti. Rozhodujú o svojich návykoch, ktoré rozhodujú o ich budúcnosti (F. Matthias Alexander)“. Nemenej dôležitá je aj automatizácia vecí, ktoré nás k našim cieľom nepribližujú, ale často zaplnia náš deň. Mám na mysli ako platobné príkazy, konsolidácia výpisov, triedenie e-mailov, atď. Ak si vytvoríme systém na spracovanie týchto úloh, ostane nám viac času robiť tie správne veci. 

Týchto 6 bodov je len letmým pohľadom do problematiky, ale načrtol som hlavné témy, ktorým sa na tomto blogu chcem venovať. Na začiatok som ale považoval za dôležité, aby sme si vyjasnili, čo tá produktivita vlastne je.