Vzťah medzi vynaloženým úsilím a dosiahnutými výsledkami, alebo príčinami a dôsledkami nie je priamo úmerný. V skratke takto by som vedel zosumarizovať Paretov princíp a celkovo aj podstatu môjho dnešného článku. Toto konštatovanie má v konečnom dôsledku ďalekosiahle posolstvo aj pre osobnú produktivitu.
Pareto a Koch
Taliansky ekonóm Vilfredo Pareto (1848 – 1923) bol vlastne prvý, ktorý sformuloval alebo vedecky kvantifikoval princíp nerovnomerného rozdelenia príjmov a majetku (vo svojej prvej knihe Cours d’Économie Politique z roku 1896). Podľa tohto princípu 80% všetkých outputov pochádza iba z 20% všetkých inputov (originálny Paretov „objav“ bol, že 80% talianskej pôdy vlastnilo iba 20% obyvateľstva a keď autor urobil podobné analýzy na ďalšie krajiny, tamojšie pomery boli veľmi podobné).
Tento princíp ale najviac spopularizoval (a slušne na tom aj zarobil) britský autor Richard Koch, ktorý o tomto fenoméne napísal až štyri knihy (a jeden komiks):
V jeho prípade Paretov princíp naozaj platí: z limitovaného množstva myšlienok vydoloval slušný výsledok 🙂
Paretov princíp v živote a biznise
Paretov princíp 80/20 samozrejme neplatí v každom vzťahu príčina-následok, ale s nerovnomerným rozdelením sa vo svete stretávame určite častejšie ako s rovnomerným. Taktiež to nemusí nutne znamenať pomer presne 80/20 (niekedy je to 70/30, 90/10, ale občas aj 99/1), ale Paretom zvolené rozdelenie je pravdepodobne najbežnejšie. Pozrime sa na niekoľko príkladov:
- rozdelenie bohatsva: 20% ľudí vlastní 80% bohatstva (je to štatistika z roku 1992, pravdepodobne teraz je to ešte výraznejšie)
- 20% daňovníkov zaplatí 80% všetkých daní
- 80% tržieb spoločnosti generuje 20% produktov
- 80% hodnoty knihy pochádza z 20% textu (platí skôr pre odbornú literatúru) – presne takéto hodnotenie Kochovej knihy som našiel niekde 🙂
- 20% všetkých slov je zodpovedných za 80% všetkých textov
- 20% chýb a bugov je zodpovedných za 80% všetkých počítačových zlyhaní
- 80% používateľov využíva iba 20% všetkých vlastností aplikácií (rovnaký zdroj)
Paretov princíp a produktivita
Ak do Googlu zadáte výraz Paretov princíp, vygeneruje vám to tisícky výsledkov, takže nechcem zachádzať do hĺbky tohto fenoménu, radšej by som sa sústredil na jeho implikácie v osobnej produktivite a time managemente.
Pre jednoduchší prehľad, poďme na to systematicky a pozrime sa na dve najdôležitejšie ukážky Paretovho princípu. Potom sa hlbšie pozrieme na jednoduché kroky, ktoré nám môžu pomôcť využiť tieto „zákony“ vo svoj prospech:
Ukážka 1: 20% našich aktivít generuje 80% našich výsledkov
Je to samozrejme banálne, ale pravdepodobne všetci si uvedomujeme, že nie každá aktivita prináša do nášho života rovnakú hodnotu. Ak ale hore uvedené tvrdenie otočíme a povieme že 80% našich aktivít nám prináša iba 20% našich výsledkov alebo pôžitku, už to zaváňa vážnym plytvaním. Základné stratégie sú vskutku jednoznačné: môžeme buď vykonávať viac hodnotnejších alebo menej menej hodnotných aktivít. Moje rady na taktiky (niektoré už som okrajovo spomenul v predchádzajúcom článku), ktoré nám pomôžu maximálne využiť tento konkrétny princíp v náš prospech:
Vychádzajme vždy z našich cieľov
Aktivity samy o sebe, bez kontextu, nám môžu pripadať rovnako dôležité. Odpovedať na posledný e-mail, prečítať výročnú správu, ísť na pravidelný meeting. Ako však vedieť ktoré úlohy sú skutočné dôležité? Možné to je jedine v zrkadle našich cieľov a priorít. Dôkladnejšie sa tomu budem venovať v jednom z nasledujúcich článkov.
Určime si naše najhodnotnejšie aktivity
Identifikujme naše najhodnotnejšie aktivity, ktoré buď nám (v podobe príspevku k našim cieľom) alebo našej spoločnosti (v podobe vyšších tržieb alebo nižších nákladov) prinášajú najväčšiu hodnotu.
Robme pravidelné revízie našich úloh a projektov
Naše priority sa vývojom udalostí občas menia, každodenné úlohy pribúdajú ako keby bez prestávky. Je preto potrebné pravidelne sa pozrieť na naše ciele a projekty:
- ako som na tom, čo sa týka plnenia tohto cieľa?
- čo je ďalšia aktivita, ktorou posuniem tento projekt ďalej?
- ktoré úlohy stratili svoje opodstatnenie a môžem ich vyradiť?
Delegácia
Táto taktika je zameraná na eliminovanie menej hodnotných aktivít. Buďme si vedomí našej trhovej ceny! Ak sme našou prácou schopní zarobiť dajme tomu 30 eur na hodinu, tak nevykonávajme práce, ktoré vieme delegovať za oveľa menej.
Ak nepracujeme pre seba, toto nie celkom platí. Ale tam nám zas pomôže zamyslieť sa nad tým, prečo nás na dané miesto prijali:
- Ktoré sú naše najväčšie prednosti a kvality?
- Ktoré úlohy vieme urobiť len my? Ktoré vie urobiť ktokoľvek iný?
Často sa nám pri snahe niečo delegovať stáva, že si povieme: nechcem nad zaučením niekoho iného stráviť hodiny, keď to viem sám urobiť za oveľa menej. Dôležité ale je, či to je jednorázová alebo rutinná/pravidelná aktivita. Ak to druhé, čas zainvestovaný do vyškolenia niekoho iného sa nám asi mnohonásobne vráti
Automatizácia
Robiť niektoré rutinné úlohy jednoducho nemusíme. Najjednoduchším príkladom sú napríklad bankové prevody: aká je pridaná hodnota pravidelného manuálneho prevodu oproti trvalému alebo inkasu? Zdajú sa to byť maličkosti, ale v dlhodobom horizonte na tom môžeme ušetriť drahocenné minúty, ba až hodiny. Ďalšie možnosti automatizácie ponúkajú napríklad:
- filtre na prichádzajúce e-maily
- integrácie medzi aplikáciami (rôzne služby ako IFTT, Zapier – podrobnejšie v niektorom z budúcich článkov)
Ukážka 2: 20% nášho času generuje 80% našich výsledkov
Samozrejme vzťah medzi úlohami a časom je dosť úzky, takže niektoré odporúčané taktiky by sa dali spomenúť aj tu, aj v predchádzajúcej časti, aj tu. Sústredím sa teda len na tie, ktoré úzko súvisia práve s časom.
Základná rovnica aj tu platí: zmeniť tento (ne)pomer sa dá dvomi spôsobmi: buď predľžíme čas, ktorý venujeme našim prioritám, alebo skrátime čas venovaný aktivitám prinášajúcim nižšiu hodnotu. Niekoľko jednoduchých taktík na začiatok:
Majme reálny prehľad o našom strávenom čase
V prvom rade by sme si mali overiť, či aj v našom rozdelení času existuje takýto nepomer. Na trhu už existuje množstvo aplikácií, ktoré automaticky moniturujú a vyhodnotia naše aktivity strávené na počítači. V jednoduchosti je ale krása: zoberme si čistý papier a počas jedného týždňa si poctivo a detailne zapíšme naše aktivity (e-maily, hovory, sociálne siete, čítanie, atď). Potom si zaraďme tieto aktivity medzi hodnotné a menej hodnotné a dostaneme krásny obraz o našom vlastnom Pareto pomere.
Time blocking
Vyčleňme si určitý čas v našom kalendári na tieto najhodnotnejšie aktivity. Napríklad takýmto spôsobom:
Týmto spôsobom zabezpečíme garantovaný čas pre prácu na najhodnotnejších úlohách. A zároveň sa postaráme aj o to, aby sme sa v danej úlohe nestratili a nerobili to namiesto jednej hodiny tri. Parkinsonov zákon („Každá práca trvá presne toľko, koľko času na ňu máme“) je totiž dosť nebezpečný a asi môžete potvrdiť, že tento „zákon“ nie je žiadny výmysel.
Notifikácie a iné rozptýlenia
Práca na našich najdôležitejších úlohách má byť práca s plným nasadením a v plnej sústredenosti. Uistime sa preto, že v tej našej hodinke-dvoch nás neprepadnú kolegovia, nebude nám bez prestávky pípať mobil a iné notifikácie.
Záver
Skutočné posolstvo Paretovho princípu (a aj môjho dnešného článku) je, aby sme si uvedomili, že nie všetky úlohy sú si rovné. Často nám prejdú pracovné dni bez toho, aby sme sa priblížili k našim vytýčeným cieľom, napriek tomu máme pocit, že sme toho urobili dosť. V angličtine na to existuje výraz „busywork“ – vlastne sme sa ani neflákali, podarilo sa nám vybaviť X e-mailov, telefonátov, stretnutí, ale nejak nenapredujeme. Cieľom môjho blogu je tento stav zmeniť: aspoň u tých, ktorí tú zmenu budú chcieť tiež.