Pravidlo dvoch minút je jedným zo základných kameňov metódy GTD (Getting Things Done, Mať veci hotové), ktorej som sa venoval v jednom z predchádzajúcich článkov. V skratke ide o to, že povinnosti, ktoré vieme vybaviť za menej ako dve minúty, by sme ani nemali zapisovať, ale rovno urobiť, keďže súvisiaca administrácia (t.j. zapísanie úlohy do nášho zoznamu úloh) sa už v tomto prípade neoplatí.
Aké napríklad? Ak napríklad dostanem e-mail, v ktorom ma niekto požiada o môj telefonický kontakt. Takýto typ e-mailu si teda viem veľmi jednoducho vybaviť a bolo by preto zbytočné toto si zapísať do zoznamu nášho úloh. Len by nás to zbytočne deptalo, ze namiesto dvadsiatich úloh tam máme päťdesiat.
Znie to celkom logicky a efektívne, ja toto pravidlo tiež používam. Nedávno som ale natrafil na kritiku tohto pravidla, s odôvodnením že nás takéto pravidlo zbytočne rozptyľuje. Som presvedčený o neoprávnenosti tejto kritiky, preto som sa nakoniec rozhodol pre tento krátky článok na danú tému.
Rozptýlenie počas sústredenej práce?
Ale nebolo to takéto priamočiare, takže chcem byť férový a opísať v akom kontexte kritika odznela. Dotyčný akurát hovoril o neaktuálnosti niektorých techník time manažmentu, keďže boli odpoveďou na úplne iné výzvy akým čelíme v súčasnosti.
Prednášajúci argumentoval v prospech sústredenej práce, ktorá sa stáva čoraz vzácnejšou, ale o to dôležitejšou schopnosťou našej expresne rýchlej doby. Ako príklad uviedol práve pravidlo dvoch minút. Ak by sme podľa neho odpovedali na všetky „žiadosti“ o našu pozornosť okamžite v súlade s týmto pravidlo, zbytočne by to rozsekalo náš blok pre sústredenú prácu.
Som presvedčený, že zo strany prednášajúceho buď išlo o nepochopenie tohto pravidla, alebo zámerné zavádzanie v záujme podpory „dejovej línie“, ktorá inak bola úplne v poriadku. Chcel by som to ale dať do poriadku.
Prečo je teda kritika neopodstatnená?
V prvom rade chcem povedať, že sám som veľkým zástancom sústredenej/hlbokej práce. Tejto téme som sa venoval v tomto článku. Takže v žiadnom prípade nechcem povedať, že sústredená práca nie je potrebná a rozptýleniami nie je čo rozbiť. Rozptýlenia sú skutočne jedným z najväčších prekážok na ceste k mimoriadnym výsledkom.
Pravidlo dvoch minút ale v žiadnom prípade nie je spúšťačom takýchto rozptýlení. A prečo vlastne? Sú na to dva hlavné dôvody:
- David Allen spomína pravidlo dvoch minút počas spracúvania našich inboxov, čiže e-mailovej schránky, sms správ, hlasovej schránky a fyzického inboxu (kde dávame napríklad naše listy, účty, faktúry a iné hmotné „upozornenia“). To znamená, že uplatnenie tohto pravidla má svoje špecifické miesto v našom harmonograme. Allen odporúča limitovať kontrolu našich rôznych schránok a robiť to ideálne raz denne. Keď prechádzame napríklad naše e-maily a vyjasníme si čo s danou správou ideme urobiť, jednoducho sa opýtame, či ten krok nám zaberie viac ako dve minúty. Ak áno, zapíšme si to na náš zoznam úloh, ak nie, urobme to okamžite. Takže pravidlo dvoch minút sa nemá uplatňovať kedykoľvek, len počas spracovania nášho inboxu.
- Hlavným znakom sústredenej práce je práca bez akýchkoľvek rozptýlení. Nemôžeme očakávať, že sa ponoríme do nejakého dokumentu alebo písania nejakého článku, ak náš mobil je vedľa nás a nie je ani stíšený, alebo pracujeme na našom počítači , kde je spustený aj náš Facebook, WhatsApp a Gmail so zapnutými notifikáciami. Pred začatím nášho bloku pre sústredenú prácu sa máme postarať o elimináciu týchto rušivých elementov. Počas takéhoto obdobia by k nám teda ani nemal preniknúť nič, na čo by sme pravidlo dvoch minút uplatnili.
Ilustračné foto: Castorly Stock z Pexels