Pôvodne som plánoval obsiahnuť myšlienku predchádzajúceho a tohto článku v jedinom príspevku, ale nakoniec som sa rozhodol, že ich rozdelím. A to z dvoch hlavných dôvodov:

• Raz som už spomínal: nechcem písať mega-články, ale skôr kratšie, ľahšie stráviteľné veci okolo jednej myšlienky
• Uvedomil som si, že témy minulého a tohto článku vlastne nie sú identické

Predchádzajúci článok rozoberal tému filtrov, pravidiel a podmieneného formátovania. Tieto funkcie sa vlastne týkajú iba e-mailov a zautomatizovanie istých rozhodnutí v súvislosti s nimi. Témou dnešného článku je skôr automatizácia integrácie rôznych elementov nášho systému produktivity. Dobre, teraz to skúsim objasniť na konkrétnom príklade.

Filtre vs. Integrácie

Dúfam že vám to bolo z predchádzajúceho článku jasné, úlohou filtrov je nejakým spôsobom rozhodnúť o prijatej e-mailovej správe: preskočiť inbox, aplikovať štítok/značku/kategóriu, archivovať, atď. Úlohou integrácií je ale na druhej strane automatické prepojenie jednotlivých aplikácií s vopred zadefinovanou úlohou. Napríklad: ak si vytvorím nejakú udalosť v mojom kalendári, automaticky sa mi vytvorí úloha v mojom zozname úloh.

Na čo sú integrácie/automatizácie dobré?

Kým v prípade filtrov boli možnosti využitia celkovo limitovanejšie, v prípade integrácií tomu tak vôbec nie je. Existuje nespočetné množstvo aplikácií a služieb, ktoré sú schopné spolupracovať a možnosti tejto spolupráce sú vlastne limitované len vašou predstavivosťou.

Napriek tejto rôznorodosti sa ale pokúsim o názornú ilustráciu sily integrácií a ukázať niekoľko konkrétnych príkladov na ich praktické využitie.

Aké integrácie si viem nastaviť?

Nasledujúce príklady slúžia naozaj ako ilustrácie, možnosti sú naozaj neobmedzené. Záleží len na tom, aké aplikácie využívate a musíte sa prirodzene aj trochu zamyslieť, integrácia ktorých procesov má pre vás najvyššiu pridanú hodnotu. Takže zopár príkladov:

• Ak mi príde e-mail so značkou Financie (tento prvý krok si jednoducho nastavím pomocou filtrov), na môj Google Drive sa mi uloží príloha daného e-mailu
• Ak mi príde e-mail, ktorú označím značkou Evernote, v aplikácii Evernote sa mi vytvorí poznámka s textom e-mailu
• Ak si vytvorím novú úlohu v mojom to-do liste, vytvorí sa mi udalosť v mojom kalendári
• Ak si vytvorím nový projekt v mojom to-do liste, vytvorí sa mi priečinok s rovnakým názvom v Evernote
• Ak mi niekto vyplní webový formulár (napríklad Google Forms), vyplnené údaje sa mi automaticky skopírujú do tabuľky

Ide skutočne o široké spektrum možností, spájať môžete e-mailové programy s tabuľkami, komunikačné platformy s cloudovými službami, atď. Integrácie dokonca môžu pozostávať z viacerých krokov, takže možné sú naozaj aj sofistikované riešenia.

Ako a kde si viem tieto integrácie zriadiť?

Pre niektorých z vás vyššie uvedené ešte možno nedáva veľký zmysel, lebo nepoznáte ani jednu službu, ktorá takéto integrácie poskytuje a pomôže s ich nastavením. Teraz vám predstavím asi jednu z najznámejších služieb a spomeniem aj ďalšie, ak by ste mali záujem o ich bližšie preskúmanie.

Zapier

Služba Zapier ponúka na integráciu viac ako 1500 aplikácií. Čo sa mi na ňom najviac páči, je jeho priamočiarosť a užívateľsky prívetivé prostredie. Služba vás krok za krokom prevedie celým procesom nastavenia integrácie, takže nejaké extrémne náročné technické vedomosti nie sú potrebné.

Čo sa týka ceny, firma ponúka základnú a platenú verziu, ale myslím si, že základná verzia, ktorá je zadarmo, bude – aspoň zo začiatku – všetkým postačovať. V tejto základnej verzii máte možnosť nastaviť integrácie jedna k jednej, čiže spájanie dvoch aplikácií. Platená verzia už ponúka komplikovanejšie integrácie spájaním viacerých aplikácií naraz, integrácie pozostávajúce z viacerých krokov alebo podmienené integrácie. V jednom rozhovore so zakladateľom Zapieru som počul, že niektorí užívatelia majú nastavené integrácie pozostávajúce z takmer dvesto krokov. Wow.

Na začatie práce so službou vám odporúčam jeden z ich článkov na blogu, v ktorom predstavujú ich najobľúbenejšie integrácie pre inšpiráciu. Ak je pre vás služba nová, takáto inšpirácia príde určite vhod.

Ostatné služby

Naozaj si myslím, že služba Zapier vám splní vaše očakávania. Napriek tomu sem pridám aj niektoré ďalšie alternatívy, ktoré sú na trhu k dispozícii:

• IFTTT (If This Then That)
• Microsoft Flow
• Automate.io
• Tasker – špeciálne pre android smartphony, nájdete v Play Store
• Workflow – pre iOs

Záver

Celý tento blog je o tom, ako ušetriť čas na menej podstatných (ale nutných) veciach a venovať tento ušetrený čas našim najvyšším prioritám. Zmysel integrácií je v úplnom súlade s touto myšlienkou, pomocou nich dokážeme tráviť menej času nad administratívou našich e-mailov, úloh, poznámok.

Ak s integráciami ešte skúsenosti nemáte, dajte im šancu. V prvom rade sa ale zamyslite nad tým, aké integrácie pre vás by dávali najväčší zmysel a v ktorých aplikáciách trávite najviac času. Táto predbežná reflexia vám môže ušetriť značné množstvo času, keďže sa ľahko môže stať (ak máte radi takéto „hračky“ podobne ako ja), že nastavovanie integrácií vás tak chytí, že nastavíte aj také, ktoré vôbec nepotrebujete, alebo vám nejakú pridanú hodnotu neprinášajú. A pointa je ušetriť čas, nie vyrobiť si ďalšie úlohy a povinnosti.