Keď som pred rokom spustil svoj blog, ani ma nenapadlo, že predstavenie systému Getting Things Done (GTD – Mať veci hotové) sa mi nezmestí do zoznamu mojich článkov na 2019. Je to totiž jeden z najznámejších systémov produktivity, ktorý napriek jeho “veku” patrí stále medzi najobľúbenejšie systémy. 

Navyše, bol to jeden z prvých systémov, s ktorým som sa oboznámil a začal detailnejšie skúmať. Možno by sa aj dalo povedať, že to bol práve systém GTD, ktorý ma naštartoval na ceste k produktivite ako záľube.

Paradoxne, tento systém nepoužívam v jeho celistvosti. Obsahuje ale pár prvkov a princípov, ktoré mám stále vo svojom repertoári a mali by byť pevnou súčasťou nášho života, ak nám ide o to, aby sme mali kontrolu nad svojimi povinnosťami, úlohami, záväzkami. 

V dnešnom článku by som chcel v krátkosti predstaviť systém GTD, a potom sa sústrediť na tie 3 spomínané prvky.

Systém GTD

Autorom legendárneho systému GTD je konzultant David Allen. “Mít vše hotovo” (do slovenčiny to preložené nebolo, po anglicky: Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity) bolo jeho prvou knihou, ktorá vyšla v roku 2001 a revidovaná verzia takmer po pätnástich rokoch, v roku 2015.

Ak by sa ma niekto opýtal, ako by som predstavil systém GTD, s tým, že sa mám obmedziť na dve vety, pravdepodobne by som zvolil tieto:

• Náš mozog nebol vymyslený na to, aby uchovával myšlienky, potrebujeme preto systém, na ktorý sa môžeme 100%-ne spoľahnúť
• Ohľadom vecí, ktoré nerobíme, sa môžeme cítiť dobre len keď vieme, ktoré veci nerobíme

Jednoducho ide o outsourcovanie nášho mozgu, respektíve len činností súvisiacich s uchovávaním informácií. V mozgu všetky naše záväzky neudržíme, a zase udržať ich len čiastočne nemá zmysel. Riešením môže byť len kompletný systém, do ktorého neomylne putuje všetko, na čo si pomyslíme.

Zoznamy v GTD

Systém stavia na niekoľkých zoznamoch, ktoré sú kľúčovými úložiskami našich záväzkov. Sú to nasledujúce zoznamy:

• Ďalšie kroky (Next actions): obsahuje všetky úlohy, ktoré mám urobiť
• Projekty: obsahuje všetky moje projekty pozostávajúce z viacerých krokov
• Niekedy/možno: akýsi inkubátor, kde zbierame nápady a úlohy, ktoré v súčasnosti nechceme robiť, ale niekedy v budúcnosti sa k nim chceme vrátiť
• Čakajúce: zoznam všetkých povinností, pri ktorých na niekoho čakáme (napríklad požičali sme niekomu niečo, čakáme na ponuku od istej firmy, atď.)

To, že ako sa jednotlivé úlohy dostanú na hore uvedené zoznamy, si povieme v nasledujúcej časti.

5-bodový model GTD

Základom systému je proces s piatimi elementmi (slovenské názvy sú moje vlastné preklady, knihu som čítal po anglicky): 

• Zachytiť (Capture)
• Objasniť (Clarify) 
• Usporiadať (Organise)
• Reflektovať (Reflect)
• Angažovať sa (Engage)

Teraz sa pozrime stručne na všetkých päť elementov:

Zachytiť

Pre mňa jeden z najhodnotnejších prvkov celého systému, ktorý stále používam. 

Kľúčovým odkazom a prvkom systému je rada, aby sme sa nespoliehali na náš mozog, ktorý nebol vytvorený na to, aby skladoval informácie. Zbytočne ho tak zaťažujeme, preto sa nám často stáva, že na isté veci zabúdame a iné veci nás napadnú vo chvíľach, kedy s nimi nevieme nič urobiť.

Základným prvkom systému je teda mať niekoľko (čím menej, tým lepšie) miest (zberných bodov, “inboxov”), kde svoje myšlienky/úlohy/nápady systematicky zbierame.

Ak takáto vec z vášho arzenálu chýba, odporúčam zaviesť s vysokou prioritou. Ideálne niečo analógové (malý skicár), čo môžete mať stále so sebou. Možno v kombinácii s niečím digitálnym, keďže väčšina z nás má napríklad mobil stále pri sebe.

Okrem myšlienok samozrejme máme aj nejaké fyzické predmety (poznámky na papieri, faktúry na zaplatenie, atď), ktoré potrebujeme dostať von z nášho vrecka, auta, tašky. Na tieto nám náš skicár nestačí a potrebujeme fyzický inbox.

Objasniť

Bolo by samozrejme kontraproduktívne, ak by sme všetky nazbierané “veci” na našom zbernom mieste automaticky pokladali za úlohy, alebo dokonca rovnocenné úlohy.

Prichádza fáza, kedy si ideme vyjasniť, čo ten kus informácie (alebo fyzický objekt) pre nás znamená. 

Je to len informácia, ktorú potrebujem uchovať? Je to niečo, čo musím urobiť? Moja reakcia sa samozrejme líši v závislosti od odpovedí na tieto otázky a v závisloti od tej odpovede sa dostane do ďalšej fázy, do fázy organizácie.

Usporiadať

Takže zatiaľ sme vo fáze, kedy sme nazbierané informácie spracovali. Výsledkom spracovania (toto spracovanie je veľmi podobné tomu, čo som opísal pri spracovaní e-mailov) môžu byť nasledujúce výstupy:

• Ak je to vykonateľné a:
  • Má viac krokov, ide do môjho zoznamu projektov
  • Ak to viem urobiť za menej ako dve minúty, urobím to hneď: detailnejšie nižšie pri tipoch na záver
  • Ak nie som najpovolanejšou osobou na vykonanie, delegujem to (a zároveň to ide do zoznamu “čakajúce”)
  • Ak je to časovo senzitívne, ide to do môjho kalendára
  • Ak to časovo senitívne nie je, ide to do môjho zoznamu úloh
• Ak to vykonateľné nie je a:
  • Nepotrebujem to, jednoducho sa ho zbavím
  • Neskôr chcem prehodnotiť čo s tým, tak ide do zoznamu “Niekedy/možno”
  • Potrebujem to len uchovať, ide to do mojich poznámok/referencií

Čo som teraz slovami popísal, je hlavná časť pracovného postupu, ktorý je pravdepodobne oveľa jasnejší, keď ho vidíte v grafickej podobe. To som ale nechcel nanovo vytvárať, keďže to už urobili viacerí predomnou, napríklad:

Reflektovať

Zorganizované informácie a úlohy nie sú nemenné, náš život sa vyvíja, čo je v danom momente priorita, o týždeň ňou nemusí byť. 

Kľúčové je preto k našim zoznamom a systému vrátiť pravidelne, aby sme ich obsah vedeli prehodnotiť. Zvyčajne sa to má diať v rámci týždenného prehľadu (weekly review), kedy si prejdeme naše projekty, úlohy, povinnosti, záznamy v kalendári a jednoducho povedané, pozrieme sa na nich vo svetle udalostí uplynulého týždňa. 

Stalo sa niečo, kvôli čomu sa tieto kusy stali neaktuálnymi, menej či viac dôležitými? Pokročil som na niektorom projekte menej, ako som očakával a musím re-priorizovať?

Týždenné prehľady sú celkom komplexnou súčasťou systému, takže pravdepodobne im v blízkej budúcnosti venujem celý článok.

Angažovať sa 

Máme za sebou štyri dôležité fázy systému, máme poriadok v našich záväzkoch, ale ešte sme ani jednu úlohu nesplnili 🙂 O tom presne je posledná fáza.

Všetky naše úlohy teda máme na zozname úloh. Aj tu ale platí, že úlohy by sme nemali vykonávať náhodne, ale prioritizovať ich na základe určitých kritérii. Kniha aj tu nám ponúka pomoc vo forme štyroch odporúčaných kritérií:

• Kontext – môže to byť miesto (doma, v práci, v obchodnom dome), nástroj (domáci počítač, mobil, e-mail), ktoré sú potrebné na vykonanie danej aktivity
• Čas k dispozícii – medzi svojimi úlohami iste máme aj veci na 5 minút, aj na niekoľko hodín. 15-20 minút pred odchodom z práce teda nemá zmysel začať s aktivitou presahujúci tento rámec (môže to byť ale zaujímavá protilátka proti prokrastinícii, o tom niekedy inokedy)
• Energia k dispozícii – rovnako ako v predchádzajúcom prípade: na konci pracovného dňa, alebo po celodennom stretnutí už nemáme silu vôle na rozdávanie. Nemá zmysel začať s náročnými úlohami, môžeme ale vykonať tie jednoduchšie, nenáročnejšie.
• Priorita – toto sme už preberali, nie všetky úlohy sú rovnakej dôležitosti, v závislosti od našich cieľov

Systém GTD a ciele

Aj keď systém GTD vyniká v každodennej organizácii informácií a úloh, nezabúda ani na vyššie princípy pri organizovaní nášho života. David Allen hovorí o šiestich úrovniach pozornosti :

• Poslanie: čo je našou úlohou v spoločnosti? Čo je našou misiou? 
• Vízia: kde chcem byť o 3-5 rokov?
• Ciele: na nasledujúci rok-dva
• Oblasti života: ktoré sú moje súkromné a pracovné oblasti zodpovednosti, v ktorých chcem byť aktívny?
• Projekty: súbor mojich aktivít pozostávajúcich z viacerých krokov
• Úlohy:  jednotlivé kroky alebo úlohy, ktoré musím urobiť v rámci mojich projektov

Záver: 3 tipy na začiatok so systémom GTD 

Ako som už vyššie spomenul, systém GTD nepoužívam v jeho celistvosti. Prečo?

Keď som ho objavil, hneď ma zaujal a začal som ho implementovať. Je ale taký komplexný, že som to na prvý pokus nedal a pravdu povediac nikdy som sa k nemu nevrátil. 

Ostal som pri jednotlivých prvkoch, ktoré mi prinášajú najväčšiu pridanú hodnotu. Celý systém mi ani nechýba, keďže som si nakoniec vytvoril vlastný, ktorý mi zatiaľ funguje k mojej spokojnosti.

Ktoré sú ale tie spomínané prvky?

1. Pravidlo dvoch minút

Toto pravidlo hovorí o tom, že ak máme úlohu, ktorej vykonanie bude trvať menej ako dve minúty, máme to urobiť hneď, keďže oveľa dlhšie by trvalo vôbec si to zapísať a naplánovať. Pozor ale na jednu vec: tieto úlohy nevykonávame hocikedy keď prídu, lebo to by úplne rozhádzalo náš rytmus. Vykonávame ich, keď práve spracúvame naše inboxy a tam nájdeme takúto úlohu. Napríklad: ak v mojom fyzickom inboxe nájdem jeden záručný doklad, ktorý viem rýchlo odfotiť mobilom a založiť, lepšie bude keď to urobím hneď.

2. Zoznam “Čakajúce”

Na tento zoznam si zapisujeme všetky úlohy, pri ktorých čakáme na niekoho iného, aby sme mohli pokračovať. Príklady: poslali ste žiadosť o cenovú ponuku a čakáte na odpoveď? Ide to na tento zoznam. Požičali ste niekomu knižku? Ide to na tento zoznam.

3. Inbox

Či fyzický alebo digitálny, inbox slúži na zachytenie všetkých nápadov, úloh z prvej fázy procesu GTD. Úplne optimálne je, ak je počet vašich inboxov limitovaný. Vďaka tomu bude limitovaný aj počet miest, ktoré musíte spracúvať. Ak ste nikdy nemali napríklad fyzický inbox, skúste to zaviesť doma alebo v práci, na začiatok len na dokumenty (ideálne takýto fyzický inbox slúži na všetko, vrátane predmetov). Počas celého týždňa tam môžete hádzať prichádzajúce a roztrúsené dokumenty, ktoré potom – ideálne – raz týždenne spracujete a odložíte na príslušné miesta.

Vy používate systém GTD? V celku, alebo čiastočne ako ja? Ako vám slúži? Aké sú podľa vás potenicálne nevýhody?