V predchádzajúcom článku sme sa pozreli na to, ako správne používať e-maily a ako písať efektívne správy. Dnes sa pozrieme na to, čo prostredníctvom e-mailov určite nerobiť a to je dohadovanie porád (alebo akýchkoľvek udalostí) pre väčší počet ľudí.
Vo svojej profesionálnej kariére ste už určite zažili nekonečné e-mailové konverzácie, ktorých jediným cieľom bolo takéto stretnutie dohodnúť. Niekto navrhne istý deň a čas, dvaja to odsúhlasia, pár hodín na to niekto napíše, že môže len poobede, ďalší deň niekto napíše, že v ten deň má dovolenku. Pravdepodobne ste si pomysleli, že určite musí byť aj efektívnejší spôsob. Táto komunikácia bola veľmi ťažkopádna, najmä z dvoch dôvodov:
- E-mail nebol vymyslený na riešenie takýchto vecí
- Na otvorenú otázku “kedy by vám to vyhovovalo?” neexistuje efektívna odpoveď, hlavne keď oslovujeme viac osôb
Produktivita, ako som to sformuloval ja, je viac o tom, aby sme robili tie správne veci. Nemôžeme ale zabudnúť ani na to, aby sme tie správne veci robili správne. Ak nám dohodnutie porady potrvá dva dni, pravdepodobne to bolo dosť ďaleko od produktívne strávených hodín.
Ako to teda robiť správne?
Kalendár
Ako som už písal, e-mail nebol vymyslený na dohadovanie porád. Kalendár ale bol. Samozrejme sa to začalo len plánovaním vlastného života a času, v súčasnosti ale zdieľané kalendáre a plánovacie funkcie sú prirodzenou súčasťou týchto nástrojov.
Ak plánujete stretnutie s vlastnými kolegami, pravdepodobne máte jednoduchšiu úlohu, keďže automaticky zdieľané kalendáre (aspoň teda s minimálnymi detailmi ako “voľný/zaneprázdnený”) by mali byť integrálnou súčasťou organizačných procesov. V tomto prípade máte jednoduchú úlohu: v kalendári vytvoríte vaše stretnutie tak, že vidíte aj kalendár vašich kolegov, teda aj to, kto je kedy k dispozícii.
Problémy začínajú vtedy, keď vaši kolegovia nepoužívajú kalendár, respektíve nepoužívajú ho na všetky svoje záväzky. Vtedy sa môže stať, že zorganizujete stretnutie a niekto sa vám ozve, že on tam má lekára, ale nemá to v kalendári. Hm. Pre prevenciu takýchto problémov ja používam e-mail. Jednoducho napíšem kolegom, že na budúci týždeň plánujem takú a takú poradu, kde by sa mali všetci zúčastniť. Chcem ich teda poprosiť, aby si aktualizovali svoje kalendáre aspoň na isté dni, aby bolo možné nájsť vhodný čas pre všetkých.
Ak sa ale stretnutia majú zúčastniť aj “externí” účastníci, situácia sa stáva trochu komplikovanejšou, ale zďaleka nie neriešiteľnou. Máte niekoľko možností:
- Starý dobrý e-mail: ak je len jeden z účastníkov externí, môžete vybrať v kalendári niekoľko vhodných termínov a konzultovať ho e-mailom
- Import kalendára: ak ho budete často pozývať na vaše stretnutia, svoj kalendár môže s vami zdielať a pri plánovaní stretnutia vidíte aj jeho kalendár
- Prídavné služby (add-on) pre váš kalendár: aj keby váš kalendár neposkytoval isté pomocné funkcie pre plánovanie schôdzok, dvere sú často otvorené tretím firmám, aby svoje služby ponúkali vo forme add-onov. Pre dohadovanie schôdzok je k dispozícii množstvo možností, aj pre Outlook (napríklad FindTime, FreeBusy, Calendly), aj pre Google Kalendár (napríklad Boomerang Calendar, ale taktiež Calendly). Pre fungovanie týchto služieb je samozrejme taktiež nutná, aby druhá strana vám dala prístup k svojmu kalendáru (s výnimkou 1:1 stretnutí)
Externé služby
Ak plánovanie porady nie je možné pomocou kalendára (napríklad IT blokuje import kalendárov a pridávanie prídavných služieb), siahnuť môžete po externých službách. Samozrejme ak organizujete stretnutie vo vašej práci, nechcete navyše platiť za externý softvér, takže vychádzajme z toho, že táto služba má byť bezplatná. Možnosti máte nasledovné (samozrejme len môj zúžený výber, ktorý ale určite postačuje):
- Doodle: donedávna bol tento nástroj bezplatný, teraz ponúkajú už len 14-dňovú skúšku. Funguje to jednoducho tak, že organizátor vytvorí možnosti (či už časové, alebo nápady pre možné darčeky pre kolegu) a ostatní hlasujú. Samozrejme sa tento systém dá jednoducho aplikovať aj na stretnutia.
- Framadate: jasná voľba po spoplatnení Doodle, vie to to isté
- Xoyondo: zadarmo v základnej verzii, ponúka aj slovenčinu
Napriek tomu že úvodná časť tohto článku bola rázne proti e-mailom, túto možnosť predsa len nemôžem ignorovať. Ak už musíte siahnuť po e-maili, skúste to ešte raz premyslieť 🙂 Ak ste ale stále za, robte to rozumne. Ako?
- Identifikujte kľúčových účastníkov: bez koho tá schôdzka nemá zmysel a kto tam nemusí nevyhnutne byť? Pomôže vám to vyhodnotiť problematickosť konfliktov v kalendári: ak kľúčový účastník povie, že mu žiadna z možností nevyhovuje, musíte hľadať ďalej
- Ponúknite viac alternatív: a ideálne nie presné termíny, ale skôr časové bloky. Napríklad vo štvrtok medzi 15:00 a 18:00, v piatok od 9:00 do 14:00. Ďalší účastníci to potom budú aj tak zužovať
Záver
Ak e-maily sú jedným z najväčších požieračov času, schôdzky sú určite ďalšie v poradí. Efektivita je teda vítaná aj v tomto segmente. Často nám je jasné už zo samotnej prípravy, že celá porada nebude stáť za veľa. Buďme teda aspoň my pripravení a profesionálni v tom, ako si naše stretnutia pripravíme. Pozitívna atmosféra z prípravy a pozvánky sa totiž ľahko prenesie aj na samotnú schôdzku.
Dnes sme sa teda venovali ešte len príprave meetingov, v jednom z budúcich článkov sa ale pozrieme aj na efektívne vedenie porád.