Ako si správne manažovať úlohy? Mám alebo nemám používať správcu úloh? Sú nejaké alternatívy? Ak rozmýšľate nad podobnými otázkami, mám pre vás dobrú správu: všetko (dobre, takmer všetko) sme zodpovedali v predchádzajúcom článku.

V dnešnom článku sa budeme venovať otázke čo by mal ten správca úloh vlastne vedieť. Aké sú vlastne kritéria pre výber? Ach, nie je to už nadmerná komplikácia spísať si jednotlivé vlastnosti, ktoré by sme mali od nášho budúceho pomocníka požadovať? Možno. Ale ja som už videl dosť ľudí, ktorí si menili svoj systém až príliš často, lebo zistili, že vybrané riešenie (väčšinou sa bavíme o softvéri) im pre rôzne dôvody nevyhovuje. 

Verím preto, že je lepšie sa zamyslieť dopredu: čo sú vlastnosti, ktoré požadujete a čo sú vlastnosti, bez ktorých dokážete žiť? Aby ste na nič nezabudli, pripravil som pre vás tento “checklist”, ktorý by mal obsahovať viac-menej všetky vlastnosti, ktoré by sme mohli od správcu úloh požadovať. Pri každom bode som sa snažil uviesť aj alternatívne riešenie, aby ste mali aj plán B. Ak by náhodou daný “feature” bol dostupný iba v premium verzii vášho vybraného softvéru, ale vy si za to nechcete priplatiť.

Želané vlastnosti správcu úloh

1. Pridanie rôznych informácií k úlohám

Dôležitým aspektom by pre nás mala byť aj “hĺbka” jednej úlohy. Môžeme tam pridať dátum, čas, pripomienku? Môžeme pridať textový popis? Môžeme pridať dokument, odkaz na nejaký dokument, napríklad v cloude? Môžeme pridať čiastkové úlohy?

Samozrejme úvodné rozhodnutie je na vás, mali by ste sa rozhodnúť, čo je pre vás dôležité mať. Väčšina spomenutých vlastností by už mala byť v najlepších správcoch úloh samozrejmosťou, ale stáva sa, že nás niektoré veci nepríjemne prekvapia, ak sme to nezisťovali predbežne.

Alternatíva: tu veľa vecí nevymyslíme. Ak sa náš to-do list takéto základné veci neovláda, treba asi hľadať inde. Naozaj nechceme skončiť so systémom, kde napríklad úlohu zaznamenávame do nášho to-do listu, ale nejaké základné textové inštrukcie niekde úplne inde.

2. Integrácia s ostatnými nástrojmi produktivity

Správca úloh je pre mňa jeden zo štyroch základných nástrojov produktivity, ktoré sú úzko späté. Prirodzená požiadavka je preto očakávať, aby tieto nástroje hladko spolupracovali.

2.1 E-mail

Samozrejmosťou musí byť napríklad jednoduché pridanie e-mailovej správy do správcu úloh. Niektorým postačuje skopírovanie textu z e-mailu a vloženie do detailov novej úlohy, ja som ale v tomto kontexte náročnejší. Úloha by mala obsahovať priamy odkaz na e-mailovú správu, aj s prílohami. Je to neoceniteľné, ak vo vašom manažéri úloh spravujete aj úlohy typu “odpovedať na e-mail od XY”, alebo “Prečítať/pozrieť/vypočuť si obsah e-mailu”. 

Alternatíva: ako jednoduchá alternatíva pre túto funkciu sa nám ale núka vytvorenie značky/zložky v našich e-mailoch pre tieto typy e-mailov: môžete ich nazvať “Odpovedať”, “Prečítať”, “Uložiť”. Do vášho správcu si potom zapíšete len samotnú úlohu a daný e-mail ľahko nájdete.

2.2 Kalendár

Priradenie dátumu a času k úlohám by už malo byť samozrejmosťou, ale ich zobrazenie vo vašom kalendári to nemusí byť. Napríklad obľúbená aplikácie ToDoist toto má len v platenej verzii. Je to nutné? Ani nie, ak máte chuť tomu venovať trochu času, viete si ich sami integrovať (link na Zapier článok).

Alternatíva: časovo definované informácie môžeme dávať priamo do nášho kalendára a nie do zoznamu úloh

2.3 Poznámky

Integrácia našich úloh s poznámkami môže mať tiež zaujímavú pridanú hodnotu pre náš systém produktivity. Ak ste typ, kto “žije” vo svojom Evernote, určite chcete mať hladkú spoluprácu týchto dvoch nástrojov. Jednoduchšie formy sú napríklad keď chcete pridať do zoznamu úloh odkaz na nejakú vašu poznámku, napríklad v Evernote. Toto je väčšinou bezproblémové. Opačný smer je skôr raritou: napríklad OneNote v rámci Microsoft Office umožňuje pridať úlohy priamo do vašich poznámok, ktoré sa samozrejme objavia aj ako úlohy vo vašom Outlooku.

Alternatíva: striktná kategorizácia našich úloh a poznámok (napríklad podľa životných oblastí, či projektov) nám môže nahradiť, alebo aspoň značne uľahčiť túto integráciu. Ak napríklad v mojom to-do liste mám zložku Zdravie, rovnakú kategóriu potrebujem aj v poznámkach a hľadanie bude oveľa jednoduchšie

2.4 Úložisko

Pridanie nejakého dokumentu do úlohy z vášho úložiska (ako napríklad Google Drive) môže byť zaujímavým bodom, ale bez tejto funkcie by ste mali vedieť prežiť. Ak ale neviete, nezúfajte, väčšina to-do list aplikácií dovolí pridanie nejakého odkazu.

Alternatíva: to isté ako vyššie, rovnaká kategorizácia našich úloh a dokumentov

2.5 Prehliadač

Občas sa nám stane, že by sme si do nášho zoznamu úloh radi niečo uložili priamo z nášho internetového prehliadača. Niektoré aplikácie takúto integráciu podporujú, nie je to ale niečo, čo by vás muselo príliš vzrušovať.

Alternatíva: to isté ako vyššie, rovnaká kategorizácia našich úloh a záložiek/bookmarkov. Poprípade si môžeme poslať odkaz na danú stránku do nášho e-mailu.

3. Kategorizácia úloh

Ak máte desiatky, nebodaj stovky úloh vo vašom zozname úloh, nejaká forma kategorizácie je jednoducho nutná. Či už sa bavíme o nejakých projektoch, zložkách, prioritách, značkách a tagoch, tieto by mali byť (aspoň niektoré z nich) samozrejmosťou už vo väčšine manažérov úloh. Tieto využívame na organizáciu ale ešte častejšie na kategorizáciu typu úlohy. Nejaké nápady a príklady nájdete v tomto článku.

Alternatívy: ak náš zoznam úloh dovolí aspoň jednu kategóriu, ďalšie si môžeme vytvoriť pomocou špeciálnych znakov, napríklad @doma, @praca, @rodicia pre rôzne miesta a %5, %15, %30, %60 na rôzne dĺžky úloh.

4. Notifikácie

V prvom bode sme už toto spomínali, ale chcel som sa tomu venovať aj zvlášť. Kým časové pripomienky sú už väčšinou samozrejmosťou, niektoré aplikácie ponúkajú už aj notifikácie na základe polohy. Máte nejakú úlohu viazanú na nejaké konkrétne miesto, mesto? Táto funkcia môže byť užitočná. Napríklad keď si potrebujem naskenovať nejaké staré dokumenty pri ďalšej návšteve rodičov. Časovo nemusím dopredu vedieť kedy to najbližšie bude, ale takáto notifikácia mi dovolí, aby som na to už vôbec nemusel myslieť.

Alternatíva: ak sme dôslední s prácou v našom zozname úloh, pripomienky nepotrebujeme na všetky naše úlohy. Ak túto funkciu náš to-do list nepodporuje, na tie kľúčové úlohy si môžeme nastaviť pripomienku v našom kalendári, či mobile.

5. Spolupráca

Ak máte s niekým spoločné projekty a úlohy, či už v rámci domácnosti alebo firmy, či iného kolektívu, spolupráca na úlohách a zdieľanie úloh môže byť nevyhnutnou funkciou. Zistite preto dopredu, či váš manažér úloh túto funkciu podporuje a ako konkrétne (či sa jedná len o pasívne zdieľanie, kedy len pošlete úlohy nejakej druhej strane alebo o aktívnu spoluprácu, kedy si viete svoje úlohy navzájom editovať).

Alternatíva: ak kolaboráciu vyžaduje len malá časť vašich úloh, zaobídete sa bez tejto funkcie. Môžete si napríklad vytvoriť spoločný kalendár a tam zaznamenávať spoločné úlohy.

Záver

Toto je teda zoznam funkcií, ktoré by ste podľa môjho názoru mali zvážiť pri výbere správcu úloh. Ak ste ochotní priplatiť si, nebude problém nájsť také riešenie, ktoré ponúka všetky tieto vlastnosti. Ak ale chcete ostať pri voľne dostupných riešeniach, musíte si určiť vaše priority. Ktoré vlastnosti sú pre vás nutnosťou, ktoré len akési “nice to have”. Dúfam že som vám tento článok bol nápomocný pri utriedení si myšlienok. A ak som niečo vynechal, dajte vedieť, rád doplním.