Keď sa bavíme o to-do list aplikáciách, po slovensky často používame aj pomenovanie manažér úloh. Zaujímavé ale je, že slovné spojenie manažér poznámok už ale tak časté nie je, aj keď poznámky sú rovnakou (ak nie ešte bežnejšou) súčasťou nášho života, ako úlohy. Ba čo viac, poznámok väčšinou máme oveľa viac ako úloh, čiže požiadavka na ich manažovanie je určite namieste.

V jednom z predchádzajúcich článkov som už opísal, čo by podľa mňa mal vedieť dobrý manažér úloh. Dnes je rad práve na poznámkach a poznámkových manažéroch.

Úvod

Poznámky sú jedným zo štyroch nástrojov produktivity. Zahŕňajú skutočne široké spektrum informácií, od uložených objednávok, záručných listov, naskenovaných účtov až po checklist pre balenie, či zoznam typu žiaroviek a batérií používaných v našej domácnosti. Môže to teda byť naozaj veľká masa informácií a dokumentov, ktoré musíme mať triedené a stále dostupné.

Každý z nás by teda mal mať nejaký systém na ich manažovanie, či už vo fyzickej alebo digitálnej forme. Dnes sa budem venovať predovšetkým digitálnym poznámkam.

Ako manažovať naše poznámky?

Ako som už x-krát napísal, správna cesta, aplikovateľná a funkčná pre každého, bohužiaľ neexistuje. Je to naozaj individuálna vec, ktorá závisí od nášho osobného štýlu práce, typu a formy uchovávaných informácií a rôznych požiadaviek na dostupnosť, bezpečnosť, ľahkosť používania.

Pre niektorých prichádza do úvahy čisto digitálne riešenie, lebo chcú byť “paperless” a k svojim poznámkam chcú mať stále prístup. Niektorí sú zas spokojní s čisto manuálnym riešením, vo forme klasického zápisníka, ktorý stále nosia so sebou. Ja sa nachádzam niekde na polceste, rád používam pero a zápisník, ale väčšinou len na plánovanie, na náčrt konceptov, blogových článkov, na triedenie myšlienok a nie na dlhodobé uchovanie informácií. Neviem si napríklad predstaviť, že by som hľadal vo svojom zápisníku, ako sa volala tá reštaurácia, ktorú mi minule kolega odporučil. Aj keď je pravda, že pri správne nastavenom systéme ani toto nie je nemožné. Raz možno napíšem aj článok o metóde Bullet Journal od Rydera Carrolla.

V dnešnom článku sa ale chcem pozrieť vyslovene na digitálnych manažérov poznámok, čiže na aplikácie, konkrétne aké vlastnosti by sme mali zvážiť pri výbere.

Čo má teda vedieť manažér poznámok?

Upozorňujem, že nasledujúci výber je subjektívnym výberom vychádzajúcim z mojich skúseností a potrieb. Pre niekoho iného samozrejme aj iné vlastnosti môžu byť relevantné a žiaduce.

Integrácia s ostatnými nástrojmi produktivity

K tomuto článku sa často vraciam, kde vysvetľujem, prečo práve tieto štyri nástroje považujem za hlavné z hľadiska produktivity. Keď ich ale považujem za kľúčové, kľúčová musí byť aj bezproblémová interakcia medzi nimi: v tomto prípade medzi manažérom poznámok na jednej strane, a e-mailom, kalendárom a manažérom úloh na druhej strane.

E-mail

Z týchto troch je podľa mňa najdôležitejší e-mail. Najčastejšie sa nám totiž stáva, že si chceme uchovať nejaký e-mail a uložiť si to medzi naše poznámky. Ak to nechceme komplikovať, tak nám na to samozrejme žiadnu integráciu netreba, jednoducho copy-paste a máme to. Premyslená integrácia ale môže mať aj nejakú pridanú hodnotu:

• Prílohy: priložené súbory si už tak ľahko neskopírujeme, musíme ich manuálne niekam uložiť a opäť nahrať. Väčšina dobrých manažérov poznámok si ale s týmto hravo poradí a ušetrí nám túto manuálnu prácu
• Odkaz na správu: ak si napríklad uložíme e-mail z nášho Gmailu do Google Keep, pri poznámke stále bude svietiť znak obálky, čo jasne ukazuje, že sa jedná o e-mail. Kliknutím na správu môžeme aj hneď odpovedať, alebo ju preposlať. Nevýhodou tohto riešenia je, že samotný text správy v našich poznámkach uložený nie je, čiže v texte nevieme vyhľadávať.
• Údaje o správe: ak si napríklad e-mail preposielame z nášho Outlooku do aplikácie OneNote, softvér pridá aj samotnú hlavičku e-mailu. Môže to byť veľmi užitočné, keďže aj pri poznámke budeme vidieť komu to bolo zaslané, kedy, aký bol predmet, atď.

Kalendár

Táto spolupráca je podľa môjho názoru najmenej dôležitá, nepoznám veľa ľudí, ktorí na tom bazírujú. Niektoré aplikácie (dobrým príkladom je napríklad Microsoft OneNote) ponúkajú možnosť vytvoriť si poznámky súvisiace s nejakým zápisom v našom kalendári, napríklad takú zápisnicu z obchodného stretnutia. Výhodou je, že táto poznámka bude priamym odkazom spojená s danou udalosťou v našom kalendári.

Manažér úloh

V tomto bode ide viac o schopnosti nášho manažéra úloh ako manažéra poznámok. Myslím konkrétne na pridanie odkazu k našim úlohám, ktorý nás zavedie k nejakej konkrétnej poznámke. Napríklad si vytvoríme úlohu, aby sme zavolali nášmu dodávateľovi a pridáme odkaz na jednu poznámku, kde sme spísali, čo všetko s ním chceme prebrať. Táto jednoduchá, ale veľmi užitočná funkcia je už celkom bežnou súčasťou arzenálu manažérov úloh.

Príkladom pre už nie tak bežnú integráciu je opäť OneNote, kde si vieme vytvoriť úlohu priamo v našich poznámkach. Táto úloha potom samozrejme bude figurovať aj v našom Outlooku. Ak ste masívnym používateľom manažéra poznámok, toto môže byť pre vás veľmi príjemná funkcia.

Integrácia s ostatnými aplikáciami

V tomto bode sú možnosti naozaj neobmedzené. Môžete používať viac druhov aplikácií (grafické editory, video editory, prekladateľský softvér, atď) a vaša práca môže požadovať istý druh spolupráce medzi vašim najčastejšie používanými softvérmi a manažérom úloh. Je dobré dopredu preveriť, či túto spoluprácu vedia vaše aplikácie zabezpečiť.

Jedinou podmienkou pre mňa v tomto bode je spolupráca s prehliadačom, čiže možnosť uloženia článkov, obrázkov, odkazov z prehliadača priamo do manažéra poznámok.

Kategorizácia a organizácia

Keď začneme načisto s manažérom poznámok, často si myslíme, že nejaký systém pre kategorizáciu ani nepotrebujeme, budeme mať len pár tucet poznámok. Potom ale rýchlo zistíme, že tvorba poznámok je veľmi ľahká vec a zrazu ich máme stovky. Už aby sme len vedeli, čo sa nachádza kde.

Kategorizácia je zaujímavá téma nielen v prípade manažérov poznámok, ale celkovo vo všetkých nástrojoch produktivity. Priečinky, značky, štítky nám môžu pomôcť usporiadať si naše poznámky, ale môžeme pomocou nich aj vytvoriť neprehľadný kolos, kde už sami nevieme čo sme kde uložili a prečo. 

Nechcem tu zachádzať do hĺbky, ale pri výbere manažéra poznámok by ste si mali vybrať riešenie, ktoré ponúka aspoň dve úrovne kategórií, napríklad priečinky a štítky, notebooky a značky, alebo niečo podobné. Poprípade si veľmi ľahko viete vytvoriť aj vlastný systém značiek pomocou špeciálnych znakov, napríklad #restauracie, #filmy, @rodina, @financie, atď.

Vyhľadávanie

Kategorizáciu sme prebrali v predchádzajúcom bode. Myslím si, že je to naozaj dôležitý aspekt pri manažovaní poznámok. Som ale presvedčený, že možnosti vyhľadávania a vyhľadávacie schopnosti nášho softvéru sú ešte dôležitejšie. 

Dôležitosť kategorizácie bola donedávna až príliš zdôrazňovaná. V súčasnosti už prevláda názor (aspoň u väčšiny autorov v oblasti produktivity), že vymakané vyhľadávanie je azda ešte dôležitejšie. 

Základným argumentom je, že aj keď nám nájdenie nejakej poznámky pomocou vyhľadávania zaberie viac času (aj to nie vždy) ako v prípade navigovania v našich kategóriach, ešte stále na tom budeme celkovo lepšie, keďže veľa času stratíme pri samotnej kategorizácii (teda pri vymýšľaní a vytváraní štítkov, značiek, priečinkov). 

Ja s týmto súhlasím len čiastočne: občas sa mi totiž stáva, že hľadám niečo, pri čom si vôbec neviem spomenúť ani na jedno kľúčové slovo a musím ísť cez kategorizáciu. Ale pravda je, že možnosti vyhľadávania sú už fakt vyspelé, niektoré aplikácie (aj napríklad viackrát spomínaný OneNote) zvládajú už aj vyhľadávanie v priložených súboroch.

Dostupnosť na rôznych zariadeniach

Keď sa bavíme o aplikáciách, toto by už malo byť samozrejmosťou. Podľa mňa je kľúčové, aby sme náš softvér mali k dispozícii aspoň na počítači (najlepšie vo forme cloudového riešenia) a v mobile. Existuje na to viacero dôvodov:

Na počítači:

• lepší komfort práce s poznámkami
• často rozšírenejšie funkcie softvéru pre PC
• prístupnejšia integrácia s ostatnými nástrojmi v našom systéme

Na mobile:

• stále k dispozícii
• jednoduchšia manipulácia

Samozrejme vaša situácia sa môže líšiť a môžete byť spokojní aj so softvérom, ktorý je k dispozícii iba na PC alebo iba na mobile.

Flexibilita vo forme rôznych druhov poznámok

Toto kritérium je opäť voliteľné, môže ale nemusí byť pre vás dôležité. Niektorí manažéri poznámok už ponúkajú rôzne formáty poznámok: okrem klasického textu aj obrázky, ručne písaný text, odkazy, audionahrávky (aj s nahrávaním priamo v aplikácii) aj video.

Zdieľanie

Ak manažéra poznámok používate v pracovnom kolektíve, táto funkcia je nevyhnutná. Rozlišujeme medzi pasívnym (preposlanie poznámky v aktuálnom stave ako export) a aktívnym zdieľaním (možnosť kolaborácie na dokumente), náš softvér by ideálne mal ovládať obe formy.

To bol teda môj výber funkcií a možností, ktoré by ste mali zvážiť pri výbere (alebo zmene) manažéra poznámok. Nie je to úplný zoznam, všetky funkcie nie sú ani nevyhnutné pre efektívne používanie poznámok. Zoznam pramení len z mojich doterajších skúseností, verím ale, že môže aj pre vás slúžiť ako inšpirácia.