Dôkazom nedokonalého systému produktivity sú predovšetkým dva symptómy, z ktorých ten druhý je oveľa vážnejší:
- Deň nám ubehol tak, že ani nevieme čo sme urobili, ale k našim stanoveným prioritám sme sa nedostali
- Deň nám ubehol tak, že ani nevieme čo sme urobili, ale až tak nám to ani nebije do očí, lebo sme si ani neurčili, čo chceme urobiť
Koreňom problému v druhom prípade sú hlavne chýbajúce priority a ciele, kým v prvom nedostatočná prioritizácia a zvládanie rušivých elementov. Na druhej strane, oba symptómy sú si značne podobné v tom, že často nevieme ako nám ten deň vôbec ubehol.
Prvým krokom na ceste k riešeniu je časová analýza, t.j. zhodnotiť našu súčasnú situáciu, čo znamená získať prehľad o tom, akým aktivitám a ako dlho sa počas dňa venujeme.
Časová analýza: Prečo to robiť?
V niektorých profesiách (právnici, programátori, atď.) je to bežná prax, hlavne keď sa klientom účtuje čas strávený na projekte. Keď to ale robiť nemusíme, chápem že sa nám do toho až tak nechce 🙂 Napriek tomu si myslím, že detailnejšia analýza vášho času prinesie niekoľko dôležitých benefitov (analýza času je základným východiskom aj pri organizácii podľa oblastí života):
1. Presný prehľad o našich aktivitách
Ak často zažívate druhú situáciu z úvodu článku, analýza vášho času (stačí počas niekoľkých dní) bude jednoznačne prínosom. Už samotný získaný obraz vám napovie veľa o tom, čo musíte zmeniť, alebo prinajmenšom čo máte eliminovať, obmedziť.
2. Lepší súlad s vašimi cieľmi
Ak máte presný zoznam vašich cieľov a priorít, ste v lepšej situácii. Stále ale môžete dopadnúť ako v prvej situácii v úvode článku, t.j. že vám na to nezostane čas. Ak získate presný prehľad o čase venovanom jednotlivým cieľom a prioritám a ten obraz nezodpovedá vašim predstavám, máte jednoduchú (ale nie ľahkú) úlohu: navýšiť čas na priority a znížiť na tzv. „busywork“.
3. Lepší odhad o dĺžke istých aktivít
Často sa cítime zavalení povinnosťami a mnohokrát to má svoje korene v tom, že nevieme dostatočne presne odhadnúť, koľko nám istá úloha zaberie času. Vyčleníme si na to 30 minút, nakoniec s tým zabijeme dve hodiny a rázom sme v sklze po celý deň. Presný prehľad vášho času podľa jednotlivých úloh vám bude dobrou pomôckou do budúcnosti, aby ste si presnejšie vedeli plánovať svoj čas. Aj tu to je tak ako pri hocičom inom: čím častejšie to praktizujete, tým lepší v tom budete.
Časová analýza: Ako to robiť?
Existuje veľa spôsobom, ale základným východiskom je, že to musí byť jednoduché. Ak by vám to pridávalo na povinnostiach a dodatočných aktivitách, dlho by ten nový zvyk nevydržal. Na druhej strane je pravda, že vo väčšine prípadov stačí sledovať naše aktivity len počas niekoľkých dní, takže za to dočasné obmedzenie to stojí určite.
Nech sa rozhodnete pre ktorýkoľvek nástroj, kľúčové je výber vhodnej úrovne merania (Stačí vám písanie ako kategória? Alebo má to byť detailnejšie: písanie – projekt 1, písanie – projekt 2?). Vhodná stratégia sa už ale musí vybrať podľa individuálnych preferencií a očakávanej pridanej hodnoty.
Takže na prevedenie analýzy času máte niekoľko možností:
Pero-papier
To asi veľa vysvetlenia nevyžaduje. Jednoducho si zapíšte aktivity, ktoré vykonávate počas dňa a ich trvanie. Na konci dňa to jednoducho spočítate.
Jednoduchá tabuľka
Trošku sofistikovanejšia verzia, ale ešte stále málo bolestivá. Trochu si musíte zahrať s nastavením na začiatku, ale to vám potom ušetrí viac času a môžete si takto zautomatizovať aj konečné prehľady.
Online nástroje
Sú veľmi užitočné minimálne z toho hľadiska, že nám odpadne úloha spočítavať jednoduché zápisy. Ich striktný formát však občas môže byť negatívom a za istú voľnosť si musíme priplatiť.
Niekoľko známych služieb (cieľom tohto článku nie je ich detailné predstavenie, ale nevylučujem, že aj takýto článok urobím v budúcnosti):
- Toggl (odporúčam túto službu, aj free verzia postačuje)
- RescueTime
- Harvest
- Timely
- Clockify
„Gadget vo fyzickej podobe“
Mať nejakú pomôcku na analýzu času vo fyzickej podobe je geniálny nápad. Už dlhšie koketujem s myšlienkou zakúpiť si jednu takúto „kocku“ na vyskúšanie, ale zatiaľ som odolal 🙂 Hlavne aj kvôli tomu, že vo využívaní svojho času dokážem byť dostatočne disciplinovaný (ešte dobre, keď som sa už o tom rozhodol písať :)).
Každopádne, riešenie môže zaujať viacerých z vás. Dva najznámejšie produkty:
Ďalšie kroky
Samotná analýza času samozrejme nie je cieľom, len prostriedkom. Prostriedkom k tomu, aby sme náš čas využívali zmysluplnejšie a viac v súlade s našimi prioritami. Výsledok časovej analýzy nám pomôže k tomu, aby sme:
- Eliminovali alebo skrátili čas na isté aktivity (najlepšie je to obaliť do nejakého časového bloku – napríklad sociálne siete každý deň po obede, od 13:00 do 13:15)
- Navýšili čas pre naše priority (rovnaký prístup ako v predchádzajúcom prípade: časový blok, ale teraz s úmyslom zaistiť istý čas na aktivitu – napríklad komunikácia s klientmi každý deň od 10:00 do 12:00)
Záver
Aby som zhrnul dva predchádzajúce body (a v podstate aj celý článok): našim cieľom má byť lepšie štruktúrovaný pracovný (ale trebárs aj mimopracovný) čas, ktorý viac reflektuje naše priority a ciele. Časová analýza je dôležitým východiskom pre zhodnotenie súčasnej situácie.