Zoznamy úloh (alebo to-do listy) sú jedným zo štyroch základných nástrojov produktivity. Sú tu s nami už od nepamäti a napriek meniacemu sa svetu len tak ľahko asi ani nevymiznú. Ich dôležitosť v manažovaní nášho života je ale predmetom debát. V tomto článku sa pozriem na tri najrozšírenejšie prístupy k danej problematike. Ak ale na konci článku očakávate jasný verdikt, pravdepodobne budete sklamaní. Na druhej strane ale moje odporúčanie bude celkom jasné 🙂

Samostatný zoznam úloh

Tento prístup je asi najrozšírenejší zo všetkých troch. Všetky svoje úlohy a povinnosti zapisujeme do nejakého zoznamu či už v papierovej alebo digitálnej podobe. Zoznam to môže byť naozaj akýkoľvek, či už nejaký jednoduchý dokument, tabuľka alebo sofistikovanejší manažér úloh. Potom keď si sadneme k práci, berieme ich a vykonávame rad radom, alebo podľa nami definovaného kľúča.

Výhodou tohto prístupu nesporne je, že ak to robíme poctivo (túto časť by som určite zdôraznil), dáva nám to pocit bezpečia, že všetky svoje povinnosti nájdeme na jedinom mieste a na náš zoznam sa môžeme spoľahnúť. Ďalšou výhodou môže byť, že s jednotlivými úlohami vieme lepšie pracovať (myslím tým pridávať rôzne detaily, kategorizovať, priraďovať im rôzne kontexty – to už len v prípade tých spomínaných sofistikovanejších nástrojov). 

Na druhej strane určitou nevýhodou je, že tento zoznam je izolovaný od našich časových možností a nemáme dobrý prehľad o tom, kedy tieto úlohy budeme môcť splniť. Taktiež je problematické ich delenie podľa dôležitosti, keďže jednoduché a profánne úlohy sa na jednom mieste miešajú s našimi najdôležitejšími a najhodnotnejšími. 

Zoznam úloh vedený v kalendári

Podstata tejto metódy už je jasná už z názvu:  v tomto prípade nepoužívame samostatný zoznam úloh, ale všetky úlohy a povinnosti si dávame do nášho kalendára  na najbližšie dostupné obdobie. Ale aby táto metóda bola úspešná, naozaj musíme byť disciplinovaní a zo svojho kalendára skutočne pracovať.  Alebo aspoň mať nastavené notifikácie a riadiť sa nimi.

Najväčšou výhodou tejto metódy je, že máme jasný prehľad o svojich časových možnostiach, čo nám určite pomôže v tom, aby sme mohli plánovať realistickejšie. 

Ako nevýhodu vidím, že v tomto systéme nám chýba prioritizácia, keďže bez rozmýšľania vkladáme veci do nášho kalendára. Na druhej strane ale aby tento systém fungoval,  musíme svojmu kalendáru bez váhania veriť: úlohy ktoré zapíšeme do svojho kalendára musíme bezpodmienečne splniť.

Ďalšou nevýhodou (alebo skôr výčitkou) je, že by do nášho kalendára mali podľa možností smerovať len aktivity, ktoré sa viažu ku konkrétnemu dátumu a času. 

Časové bloky

Samozrejme ako to v živote býva často, nie je všetko len čierno-biele a najoptimálnejšie  riešenia sú často kombináciou dvoch rôznych prístupov. Je tomu tak aj v prípade tejto poslednej metódy.

Podstatou metódy je, že v kalendári identifikujeme časové bloky pre isté typy úloh. Nemusíme preto rozmýšľať kedy úlohy spadajúce do týchto oblastí urobíme.

Poviem veľmi jednoduchý a praktický príklad:  ja mám každý pondelok popoludní v kalendári dedikovanú jednu hodinu svojím financiám: to je čas, kedy si platím účty, kedy uhrádzam rôzne faktúry, alebo analyzujem rodinné výdavky z predchádzajúceho týždňa.  Keď sa mi teda objaví nejaká úloha alebo povinnosť v oblasti financií (nutnosť úhrady faktúry, zrealizovania bankového prevodu), nemusím rozmýšľať kedy to urobím, jednoducho si to zapíšem do kalendára ako úlohu na pondelok popoludnie. 

Táto metóda má viacero výhod, aspoň teda v mojom ponímaní.   V prvom rade nám to dáva možnosť časovo ohraničiť (či už zabezpečiť minimálny alebo maximálny čas) isté aktivity,  respektíve čas venovaný týmto aktivitám. Ak napríklad mám hodinový časový blok, ale nepodarí sa mi všetko urobiť v rámci tej hodiny,  tak sa mi zvyšné úlohy presúvajú na ďalší deň, respektíve ďalší týždeň.

Rovnako nám táto metóda dáva aj prehľad o tom, koľko sa tým jednotlivým aktivitám venujeme.  Vieme ich teda porovnať, či sú tie časové bloky v súlade s tým, ako chceme tráviť naše dni. 

Nejaké nevýhody? Niektorí považujú túto metódu za veľmi rigidnú a neflexibilnú, to ale podľa mňa pramení z nepochopenia konceptu. Ak časový blok z objektívnych dôvodov nevieme dodržať, musíme to jednoducho presunúť na vhodnejší deň.

Ďalšou kritikou môže byť, že metóda je v ére nespočetného množstva nekonečných stretnutí ťažko realizovateľná. Je pravda, že to niekedy môže byť náročnejšie, ale dôležité je, aby sme si svoje časové bloky stanovili s ohľadom na tieto vonkajšie faktory. 

Ktorá metóda je lepšia?

Ako som už na začiatku článku naznačil,  neplánujem v tejto kategórii vyhlasovať víťaza.  Pri všetkých troch metódach som sa snažil uviesť aj dôležitejšie výhody a nevýhody,  aby ste si názor mohli urobiť sami. Čo sa týka nevýhod, sú to naozaj subjektívne veci,  ktoré sa dajú celkom jednoducho eliminovať, hlavne ak vám daná metóda sedí najviac. Poviem jeden príklad:

Zoznamu úloh vedenom v kalendári som vytýkal že nereflektuje  dôležitosť jednotlivých úloh. Tento nedostatok sa ale dá celkom jednoducho odstrániť napríklad vytvorením niekoľko samostatných kalendár podľa priorít.  Potom už jednoznačne vidíme ktoré naše úlohy sú dôležité a ktoré menej.

“Verdikt”

Napriek tomu, že mojim potrebám jednoznačne najviac vyhovuje posledná metóda, nepovažujem ju za objektívne najlepšiu. Som presvedčený, že systémy produktivity sú vysoko individuálne a čo je perfektné pre niekoho, nemusí byť vyhovujúce pre niekoho iného.