Na tomto blogu som už viackrát zdôrazňoval, že e-mail je jedným z najväčších požieračov času nielen v organizáciach, ale často aj v našom osobnom živote. Zriedka si ale uvedomujeme, že na tom – minimálne čiastočne – nesieme svoj podiel viny aj my. 

Na odosielaný e-mail často myslíme ako na “slávnostné” ukončenie nejakej úlohy. Niekto po nás niečo chcel, pošleme e-mail a bude to vybavené. Nemyslíme ale na kontext a širšiu perspektívu a nie vždy si uvedomujeme, že táto správa je s najväčšou pravdepodobnosťou iba jedným elementom nejakého vyššieho cieľa. A náš e-mail, najmä vďaka nášmu “odfláknutému” prístupu môže generovať ďalšiu komunikáciu.

Verím, že keby každý z nás písal efektívnejšie e-maily, naše celkové zaťaženie v tomto ohľade by bolo taktiež znesiteľnejšie. K tejto “misii” by som chcel prispieť svojim dnešným článkom.

Dole uvedené tipy sú samozrejme najvhodnejšie, ak sme iniciátormi nejakej správy my, vrátane voľby predmetu, príloh, atď. V prípade odpovedí už sú naše možnosti často obmedzené.

Kľúčové aspekty efektívnej e-mailovej správy som sformuloval v nasledujúcich desiatich bodoch:

1. Majte jasno vo vašom cieli

Prečo vôbec píšete ten daný e-mail? Chcete dohodnúť schôdzku? Chcete odovzdať dokončenú prácu? Chcete informovať kolegov o aktualitách? Poznanie dôvodu je kľúčovým aspektom písania efektívnych e-mailov. Dajte si preto záležať, venujte tomu pár sekúnd, aby ste zistili a presne definovali čo je presným cieľom začatia tejto komunikácie. Pomôže vám to aj v ostatných bodoch.

2. Adresátov vyberajte starostlivo

E-mail ako formu komunikácie často volíme aj preto, aby sme ukázali našu prácu. Možno by stačilo niekomu aj zavolať a povedať danú informáciu, ale bolo by to menej viditeľné. Z rovnakého dôvodu často volíme aj nadmerné množstvo adresátov pre e-mailovú správu. Možno to v skutočnosti potrebuje vidieť jediný človek, ale chceme aby to videl náš šéf, vedúci tímu, riaditeľ, atď. Samozrejme to nemyslím teraz len negatívne, v niektorých prípadoch je takáto byrokracia vlastne nutná, dajme tomu z hľadiska archivovania dokumentov, poprípade “audit trailu”.

Ak takáto firemná politika ale neexistuje, e-mail posielajte naozaj len tým ľuďom, ktorých sa to naozaj týka.

3. To verzus Cc

Toto je skutočne častým problémom v organizáciach. Správy by sa prednostne mali posielať ľuďom (pole “Komu” alebo “To”), od ktorých sa očakáva nejaká aktivita (napríklad odpoveď alebo rozhodnutie). Ostatní adresáti, ktorí to dostávajú na vedomie, by mali ostať v poli “Kópia”. Toto rozdelenie by samo o sebe malo byť nositeľom informácie pri prijatí e-mailu, či som ten človek, od ktorého sa očakáva nejaká akcia.

Ďalším prínosom striktného dodržiavania tejto metódy je, že naše e-maily si môžeme kategorizovať a filtrovať aj podľa toho, či sme boli adresátom e-mailu, alebo sme to dostali len na vedomie. 

4. Predmet správy ako sumár e-mailu

Výsledok našich úvah z bodu 1 nám bude pri definovaní predmetu skutočne nápomocný. Ak máme jasno v tom, prečo ten daný e-mail posielame (rozhodnutie, informácia, na prečítanie, revízia), toto očakávanie by sa malo odzrkadliť aj v predmete správy. Ak sa k danej aktivite viaže aj nejaký termín, kľudne to do správy zakomponujte.

Pri písaní predmetu myslite aj na to, že v budúcnosti sa vaši kolegovia budú snažiť túto správu nájsť v spleti svojich e-mailov. Uľahčite im prácu a použite kľúčové výrazy súvisiace s textom správy.

V prípade krátkych správ sa používa aj ukončenie “(eom)”, end of message, čiže koniec správy. Toto nám signalizuje, že v tele správy sa nenachádza ďalší text a chceli sme povedať len toľko, koľko je v predmete, napríklad: “v kuchynke sú sendviče, kľudne si zoberte (eom)” 🙂

5. E-mail nie je slohová práca

Určite aj vy ste už dostali taký e-mail, ktorý vás hneď po prečítaní šokoval, aj bez toho že by ste ho prečítali. Stačilo sa pozrieť na dlhý súvislý text bez akéhokoľvek formátovania a štruktúry. Pravdepodobne uznáte, že to nie je najefetkívnejší spôsob komunikácie. 

Dajte vášmu textu štruktúru, napríklad používaním zoznamov, odrážok, formátovania. Ak je niečo dôležitejšie, nebojte sa to zvýrazniť napríklad zmenou štýlu písma. Ak už z nejakého dôvodu musíte písať dlhší text, nebojte sa použiť nadpisy.

6. Načrtnite cestu vpred

Vyvarujte sa takzvaným “open-ended” alebo otvoreným otázkam, ako napríklad “ako by som mal postupovať ďalej”. Máte svoj vlastný rozum, ten e-mail píšete práve preto, lebo máte k téme čo povedať, tak sa nebojte usmerniť tok udalostí. Navrhnite ďalší postup, svoju voľbu zdôvodnite, opíšte pre a proti. Uvidíte, aj vaši nadriadení si budú ceniť vašu proaktivitu a fakt, že im šetríte čas. Často aj predídete ďalšej komunikácii, lebo sa adresát nemusí opýtať “a čo si myslíte vy?”. A čo ak s vašim návrhom nesúhlasia? Nič, ponúkli ste aspoň jednu možnosť, ktorá ich prinútila k tomu, aby sa rozhodli, tak či onak.

7. Aj mimo e-mailov existuje svet

Často sme náchylní zabudnúť, že e-mail zďaleka nie je jediným komunikačným nástrojom. A nie v každej situácii je ani najefektívnejší. Je efektívny, keď komunikujeme s viacerými naraz, keď pracujeme na spoločnom dokumente, keď potrebujeme vstupy od viacerých. Ak ide o komunikáciu jeden na jedného, alebo ak ide o taký typ otázky (napríklad porozumieť problému, čo vyžaduje dialóg), neváhajte zmeniť komunikačný kanál.

8. Nasmerujte prijímateľov správy správnym smerom

Ak pracujete v korporátnom svete, určite ste sa už viackrát ocitli v e-mailovej komunikácii, kde ste buď nemali čo ani hľadať, alebo vám to nebolo jasné prečo vôbec ste medzi adresátmi. 

Uľahčite prácu vašim adresátom a v e-maili jasne vysvetlite, od koho a čo očakávate. Použite staré (respektíve skôr nové) známe @Jaro, ak chcete adresátov upozorniť na to, čo sa od nich očakáva.

9. Uvážlivo s prílohami

Prílohy k e-mailu mali by byť prílohami daného e-mailu, teda priamo súvisiace s textom, a nie akousi bibliografiou všetkých dokumentov, ktoré s danou témou aspoň trochu súvisia.

Rovnako ako v predchádzajúcom pravidle, nasmerujte vašich adresátov k hľadanej informácii. Ak nie celý dokument v prílohe je k danej konverzácii relevantný, upresnite to: “na strane 9 nájdete stručný opis problému (a ak je naozaj stručný, kľudne to skopírujte do e-mailu a vynechajte prílohu), na stranách 15-18 sú reakcie od našich partnerov. @Jaro, pozri sa prosím ťa na stranu 15 a porovnaj to s našimi skúsenosťami v rámci projektu X, @Janka: čísla na strane 16 sú podľa mňa nesprávne, vedela by si ich skontrolovať?”

10. E-maily a Outlook úlohy

Microsoft Outlook je najrozšírenejšie korporátne riešenie pre správu e-mailov, úloh a kalendára. V tomto ponímaní je aj veľmi efektívny. Ak ale ide o úlohu maskovanú za e-mail, často to nevieme manažovať. Takzvaný “task request” je ideálne riešenie pre takéto situácie. Úloha sa objaví medzi úlohami prijímateľa e-mailu a zároveň aj vy budete mať prehľad o plnení. Nespoliehajte sa len na to, že sa na vec nezabudne: ak e-mail obsahuje aj úlohy, uľahčite ich správu a follow-up vytvorením úlohy pre prijímateľov správy.

Záver

Vždy som prekvapený, keď počujem (a počujem to bohužiaľ dosť často) od kamarátov a známych, že firmy v ktorých pracujú, nemajú vytvorené špeciálne kurzy na zvládnutie návalu e-mailov a úloh, alebo dokonca všetkých štyroch nástrojov produktivity. 

Jedna vec je že jednotlivci pracujúci v takýchto organizáciach budú menej efektívni, ale problematickejšia stránka je, že celá organizácia bude menej efektívna, lebo sme sa nenaučili, ako napísať efektívny e-mail, ako viesť efektívnu poradu, ako si manažovať naše úlohy. 

Ja som bol v podobnej situácii: dostupné kurzy som vždy absolvoval, ale v organizácii nás bola vždy menšina, takže to nešlapalo až tak ako to mohlo. Ak týmto článkom (a podobným, ktoré nasledujú v budúcnosti) prispejem k zlepšeniu tejto situácie, oplatilo sa tomu venovať.