Kontrola e-mailov a ich spracovanie

kontrola e-mailov a ich spracovanie

E-maily sú nepochybne jedným z najväčších požieračov času. Podľa jednej štúdie spoločnosti McKinsey, 28% nášho pracovného času venujeme e-mailom a denne vybavíme 120 správ. Hlavne neustála kontrola e-mailov značí hlbší problém v našich pracovných postupoch.

Samozrejme nechcem spochybniť tieto údaje, ale hlavne prvé číslo považujem za prehnané. Myslím si, že istú časť tohto času by sme už kľudne zaradiť medzi reálnu prácu, lebo napríklad prečítanie jedného dôležitého dokumentu zaslaného e-mailom už by sme nemali zarátať do času venovaného e-mailom. Ale ešte raz opakujem, údaje štúdie nechcem spochybniť, keďže štúdia o metodológii nič nehovorí. Každopádne je to hrozivé číslo, ktorého znižovanie musí byť snahou každého produktívneho človeka.

Keďže toto je blog o produktivite a time managemente, je samozrejmosťou, že z času na čas sa budem venovať aj tejto problematike (jeden z prvých článkov tohto blogu bol tiež o e-mailoch, aj keď viac v rámci zábavy). Keďže ale samotná problematika správy e-mailov je dosť rôznorodá a komplexná, rozhodol som sa radšej napísať takú mini-sériu článkov o e-mailoch. Hlavným dôvodom pre toto rozhodnutie bolo to, že som nechcel aby vznikol jeden mega-článok, prečítanie ktorého zaberie viac času ako je nutné (o tom ani nehovoriac, že stráviť a začať implementovať takúto veľkú kopu rád by bolo tiež výzvou).

Dnes je tu teda prvý článok série, v ktorom chcem rozvinúť jeden jediný koncept, a to rozdiel medzi kontrolou a spracovaním e-mailov. Podľa môjho názoru neexistujúca deliaca čiara medzi týmito dvomi pojmami je jeden z hlavných dôvodov toho, že nad e-mailmi trávime viac času ako by to bolo nutné alebo osožné.

Kontrola e-mailov

Kontrola e-mailov doslovne znamená len otvorenie našej e-mailovej schránky a zodpovedanie jednej jedinej otázky:

Mám tu niečo urgentné, čo vyžaduje moju pozornosť skôr ako mám naplánované spracovanie e-mailov?

Ak je odpoveď áno, vybavme to okamžite. Ak je odpoveď nie, náš e-mail jednoducho zatvorme.

Je ale dôležité, aby sme boli v tomto ohľade na seba striktní: naozaj by sme mali venovať čas iba takým e-mailom, ktoré vyžadujú okamžitú reakciu: e-mail od kamaráta, v ktorom sa nás pýta na náš víkendový program, takým urgentným určite nie je.

Spracovanie e-mailov

Spracovať naše e-maily by sme mali raz, maximálne dvakrát denne a mali by sme na to vyčleniť polhodinku, hodinku: podľa počtu vašich e-mailových správ, ktoré obyčajne dostávate.

Spracovanie e-mailov je vlastne vyprázdnením našej pošty. Nezabudnite:

E-mail by nemal byť repozitóriom našich úloh, dokumentov alebo pripomienok. E-mail je iba komunikačným nástrojom, a mali by sme ho skutočne používať na tento jediný účel.

Počas spracovania e-mailov rozhodujeme o tom, čo pre nás vlastne daný e-mail znamená. Scenára sú nasledovné:

  • Nič: nebojte sa ho vymazať
  • Chcem to len prečítať, nevyžaduje to žiadnu akciu: ak to zaberie len pár minút, urobte to okamžite, ak to ale potrvá dlhšie, pridajte si to do zoznamu úloh (prípadne do zložky Na prečítanie)
  • Musím na to odpovedať a zaberie mi to len pár minút: ideálne je to vybaviť okamžite
  • Musím na to odpovedať, ale zaberie mi to dlhší čas: naplánujte si to do zoznamu úloh, alebo priamo do kalendára
  • Znamená to úlohu: viď predchádzajúci bod

Základným princípom je rešpektovanie funkcií našich nástrojov produktivity, t.j. e-mail by nemal byť našim „to-do listom“, ani úschovňou dokumentov; naše časovo ohraničené záväzky by mali byť v kalendári a úlohy bez deadlineu a alokovaného času na ich vykonanie by mali byť obsiahnuté v zozname našich úloh.

Záver

Jedinou vašou „domácou úlohou“ v súvislosti s týmto článkom je uvedomiť si rozdiel medzi dvomi spomínanými pojmami a byť si vedomí toho rozdielu, keď kontrolujeme resp. spracúvame naše e-mail.

Ak by ste sa ale rozhodli túto zmenu aj prakticky implementovať, tu sú praktické kroky:

  • Vypnite si e-mailové notifikácie a nemajte vaše e-mailové konto stále otvorené.
  • Určite si 3 časy denne, kedy budete vaše e-maily spracovávať. Dajte si tieto polhodinové intervaly do kalendára. Keď už získate grif a už vám to pôjde veľmi dobre, spracovanie môžete zredukovať na 1x denne
  • Keď si skontrolujete vaše e-maily, snažte sa ich nespracovať (ani mazať) a aplikovať si otázku uvedenú v článku. Uvidíte, väčšina e-mailov počká do naplánovaného spracovania.
  • Po čase si uvedomíte, že málokedy sa vám stane, že nejaký e-mail si vyžaduje okamžitú akciu, takže počet kontrol môžete postupne znížiť.

Nabudúce pokračujeme!

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *