Filtre a pravidlá: ako rozhodovať menej pri e-mailoch

e-mail filtre pravidla

V predchádzajúcom článku sme hovorili o pravidle jedného dotyku, čo je vlastne jednoduchá metóda na rozhodovanie o individuálnych e-mailoch. Ešte viac času ale vieme ušetriť, ak nemusíme rozhodovať o každej správe individuálne, ale vieme nájsť také, o ktorých môžeme rozhodnúť už dopredu a stále rovnakým spôsobom. Na to nám výborne poslúžia e-mailové filtre.

Novinky a newslettre

Prvou a základnou možnosťou ako rozhodovať o menšom počte e-mailov, je jednoducho dostávať menej e-mailov. Na dosiahnutie tohto cieľa mám dva jednoduché tipy:

  • Píšte také jednoznačné e-maily, aby sa počet správ v danej konverzácii výrazne znížil (toto bude témou článku v blízkej budúcnosti)
  • Rozhodujte o e-mailoch hromadne, napríklad podľa odosielateľa (téma dnešného článku)

Veľká väčšina našich e-mailov sú pravdepodobne nejaké novinky, ponuky a newslettre, ktoré sme sa rozhodli odoberať. Na začiatku to bol možno aj dobrý nápad, ale prešlo niekoľko mesiacov/rokov a tieto novinky už niekedy mažeme aj bez toho, aby sme ich otvorili.

Aj keď sa to nezdá, aj mazanie e-mailov zaberie drahocenné sekundy. Ak sa nám tieto zdroje premnožili, jednoducho sa z nich odhláste. Donedávna šikovnou možnosťou hromadného riešenia problému bola služba unroll.me, ktorá však už v súčasnosti pre európskych záujemcov nie je k dispozícii. Napriek tomu máte stále možnosť odhlásiť sa z rôznych kanálov individuálne a ušetriť tým značné množstvo času a energie.

Ale ja sa nechcem odhlásiť!

Samozrejme hromadné zrušenie všetkých odoberaných kanálov bežne neprichádza do úvahy, keďže novinky chceme naďalej dostávať a menej či viac pravidelne čítať. Napriek tomu ich máte plný inbox, lebo tá pravidelnosť čítania je neraz sporadická. Máme ale k dispozícii “tajné“ zbrane (bol som prekvapený koľko ľudí ich nepozná alebo nepoužíva) a nimi sú filtre (pre gMail, ďalej budem používať tento výraz) alebo pravidlá (pre Outlook).

Filtre sa vlastne používajú na hromadné rozhodovanie o osude e-mailov a ak ich nepoužívate, vážne by ste sa mali nad tým zamyslieť. Neplánujem tu urobiť detailný kurz o používaní filtrov, také nájdete pomocou Googlu veľmi ľahko aj v slovenčine. Chcem vám len načrtnúť niekoľko možností, ako filtre využiť pri každodenných e-mailoch:

Vyčleňte odoberané e-maily od ostatných

Newslettre a novinky z našich odoberaných kanálov by zo zákona mali obsahovať odkaz pre odhlásenie. Toto slovo (v angličtine unsubscribe) nám bude pomôckou pri vytvorení filtra:

Filtre: užitoční pomocníci pri práci s e-mailmi

Pomocou tohto filtra zoskupíme všetky e-maily obsahujúce toto slovo a môžeme rozhodnúť čo s nimi: ideálne preskočiť náš inbox a aplikovať kategóriu/značku „Newslettre“ (resp. presunúť ich do nejakého priečinka), aby sme ich potom ľahko našli. Z času na čas si ich ale samozrejme prezrite, či vás tam niečo zaujme. Neodporúčam pre ľudí, ktorí sa venujú prepisom áut a realitám, slovo „odhlásiť“ sa totiž v ich mailoch bude vyskytovať asi častejšie 😊

Zoskupujte podľa odosielateľa

Ako vidíte na predchádzajúcom obrázku, filtrovať sa nedá len podľa výskytu istých slov, ale aj podľa odosielateľa, čo je povedal by som ešte mocnejší nástroj. Ako to využiť? Napríklad:

  • E-maily s kupónmi od Pizza Hut automaticky presmerovať do archívu (nájdem ich keď potrebujem)
  • Na výpisy z mojich účtov automaticky aplikujem kategórie Financie a archivujem (filter podľa odosielateľa a predmetu správy) – ja osobne používam tento typ filtrov najčastejšie
  • Faktúry, pri ktorých mám nastavený trvalý príkaz/inkaso – preskočiť inbox a aplikovať značku/kategóriu

Microsoft Outlook: pravidlá a podmienené formátovanie

Filtre sa v Outlooku volajú pravidlá a ich možnosti uplatnenia sú jednoznačne širšie ako v prípade gMailu. Ale tu by som skôr chcel spomenúť zaujímavú možnosť podmieneného formátovania. Táto možnosť už síce nie je súčasťou pravidiel, ale poslúži nám to k rýchlejšiemu rozhodovaniu o e-mailoch. Pomocou nej jednotlivé e-maily môžeme vizuálne odlíšiť od ostatných a uľahčiť si našu prácu. Niekoľko tipov na inšpiráciu:

  • E-maily, v ktorých som len v kópii, ukázať sivou farbou
  • E-maily, v ktorých som len jediný adresát, ukázať so žltým pozadím
  • E-maily, v ktorých som len jediný adresát a sú od šéfa, vyznačiť červenou farbou

Záver

Aj keď som to dnes aplikoval väčšinou na newslettroch a reklamách, filtre a pravidlá nie sú užitočné len v tomto kontexte, môžu byť nenahraditeľným spoločníkom aj v pracovnej korešpondencii. Treba sa len trochu zamyslieť, či dostávam skupiny e-mailoch, pri ktorých isté rozhodnutia vieme automatizovať. Ďalší článok bude venovaný podobnej, ale predsa inej forme automatizácie v práci s e-mailmi.  

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *