4 kľúčové nástroje produktivity

Štyri kľúčové nástroje produktivity

Určite nechcem, aby tento blog obsahoval výlučne obsiahlejšie a ťažšie  články, ale aj rýchle, krátke tipy a triky, rady k aplikáciam ako e-mailové aplikácie, kalendáre alebo aplikácie na manažovanie úloh. To by ale malo nasledovať len po tom, čo sme si o nich niečo povedali vo všeobecnosti. Tento dnešný článok má za cieľ splniť túto úlohu.

Plnohodnotný systém produktivity musí podľa môjho názoru obsahovať tieto štyri elementy: 

  • E-mail 
  • Kalendár 
  • Poznámky 
  • (Zoznam úloh) – je to odporúčané, ale nie nevyhnutné – povieme si neskôr prečo si to myslím.  

Napriek tomu že žijeme v digitálnom svete, ani jeden (okrem e-mailu samozrejme) z týchto elementov nemusí nutne znamenať digitálnu formu, celé systémy produktivity existujú aj v papierovej forme. Moje články sa budú týkať väčšinou týchto štyroch nástrojov a práce s nimi. V dnešnom článku sa však chcem venovať len základným konceptom a otázkam týchto nástrojov, ktoré potom plánujem ďalej rozvinúť v samostatných článkoch. 

E-mail 

  • Počet e-mailových schránok – väčšina z nás má viac e-mailových adries (pracovné, súkromné, nejaké podnikanie, atď.), ale mali by sme sa snažiť, aby sme mali len jediného e-mailového klienta. Čím máme viac miest na sledovanie, tým je to ťažšia úloha na administráciu. Niekedy to jednoducho nie je možné (napríklad firemné pravidlá), ale keď je to len otázka nášho rozhodnutia, určite by sme túto možnosť mali zvážiť 
  • Inbox Zero – známym konceptom produktivity je „Inbox Zero“, podľa ktorého aspoň raz týždenne by sme si mali svoju e-mailovú schránku vyprázdniť. To samozrejme neznamená, že by sme mali dokončiť všetky úlohy, ktoré nám na základe e-mailových správ vznikli. E-mailové správy máme len spracovať a po spracovaní by jednoducho nemali ostať v našom inboxe. Tento koncept úzko súvisí s nasledujúcim bodom. 
  • E-mail nie je to-do list – veľa ľudí používa svoju e-mailovú schránku ako správcu úloh. E-maily ležiace v inboxe nám pripomínajú, čo potrebujeme urobiť. Tento „zvyk“ nie je najšťastnejší, keďže tomu istému e-mailu venujeme viac pozornosti, ako si v skutočnosti vyžaduje. Každé ráno si skontrolujeme e-maily a preletíme už aj existujúce: áno, Ferovi musíme odpísať, áno, tú objednávku musím dokončiť. Ak to v danom momente nemienime robiť, len to zbytočne zamestnáva našu myseľ. E-mail je iba komunikačný nástroj, kde posielame a prijímame správy. 
  • Kontrolovanie resp. spracovanie e-mailov – Základné pravidlo je, že by sme e-maily mali skontrolovať len niekoľkokrát denne (a definitívne by sme ich nemali mať stále na očiach) a spracovať ich stačí raz denne. Aký je rozdiel? Keď si skontrolujeme e-maily, jediná otázka pri každom e-maili má byť či je to také súrne, že nevydrží do nášho naplánovaného času pre spracovanie. Ak je to súrne, vybavíme hneď, ak nie, necháme to tam a vypíname e-maily. Nedisciplinovanosť v tejto veci spôsobí, že náš deň bude plynúť reakčne a namiesto našich priorít sa budeme riadiť prioritami iných 
  • Kategórie, značky, priečinky – správne používanie týchto možností nám dokáže ušetriť nemálo času a nervov, ale môže byť aj kontraproduktívne. E-mailové aplikácie súčasnosti už majú vyhľadávanie na veľmi slušnej úrovni , takže kategorizácia e-mailov by mala byť čo najjednoduchšia.
Inbox Zero - je to výborný pocit pravidelne mať prázdny inbox
Inbox Zero

Kalendár 

  • Dátum/čas – Základné pravidlo je že do kalendára by mali ísť len udalosti a úlohy, ktoré sa viažu ku konkrétnemu dňu, času, deadlinu. Ak to tak nie je, úloha má byť zaznamenaná na našom zozname úloh. 
  • Time blocking – Osobne mám rád, keď si do svojho kalendára zaznamenávam aj záväzky voči sebe. Je to paradoxné, že stretnutia a deadliny si do kalendára s radosťou zapíšeme, ale naše vlastné záväzky voči sebe tam paradoxne chýbajú. Dobré je mať v našom kalendári aj čas, ktorý chceme venovať splneniu našich cieľov alebo rozpis našich návykov, ako napríklad na nasledujúcej ilustrácii. 
  • Téma dňa – Expert na produktivitu Mike Vardy (samozrejme nie je jediný) svoje dni tematizuje. Je to výborný spôsob na boj proti prokrastinácii, keďže som zvyknutý, že v daný deň jednoducho píšem blog / volám klientom / vypracovávam zmluvy, atď.  
  • Kategorizácia – Niektorí ľudia radi využívajú rôzne kategórie, alebo farby na vizuálne odlíšenie svojich povinností. Môže sa to robiť na základe typu zápisu (písanie, stretnutie, videokonferencia, analýza), alebo aj na základe svojich pracovných alebo osobných oblastí (rodina, financie, podnikanie, sociálne, atď). Mnohým táto stratégia pomáha v tom, aby mali rýchlejší prehľad o svojom programe.
Time blocking – Zjednodušený príklad

Poznámky 

  • „Odkladisko“ – Vo všeobecnosti platí, že do svojich poznámok by sme mali zapísať / uložiť údaje a informácie, ktoré nie sú časovo senzitívne a nevyžadujú žiadne kroky z našej strany. Niektorí svoje poznámky používajú aj na manažovanie svojich úloh, čo je samozrejme tiež možné, neskôr si ukážeme ako. 
  • Papier vs digitál – Tu som zástancom oboch. Nie sú totiž poznámky ako poznámky. Ak si potrebujeme zapísať svoje ciele, urobiť „brainstorming“ o nejakom projekte, zaznamenať najdôležitejšie udalosti dňa, poznámky v papierovej forme majú svoje čaro (a nemenej dôležitým faktom je, že je vedecky dokázané, že ručné písanie aktivuje iné časti v mozgu a už len napísanie danej veci nám pomôže, či už v zapamätaní tej veci, alebo v kreativite pri plánovaní ďalších krokov). Neviem si ale predstaviť fungovať bez digitálnej aplikácie pre organizovanie poznámok, keďže veľmi často sa stáva, že si potrebujeme odložiť nejaký článok, screenshot, e-mail, atď. 
  • Projektová dokumentácia a všeobecné referencie – do našich poznámok idu podporné materiály súvisiace s našimi projektmi, na ktorých práve pracujeme, ako aj všeobecné referencie uľahčujúce náš život, ako napríklad otváracie hodiny najbližšej pošty, fotokópia nášho pasu, kontakty na našich lekárov, atď. 
  • Štruktúra – Je to kritický bod v našej organizovanosti, lebo štruktúra sa dá ozaj prepáliť s rôznymi priečinkami, tagmi, kategóriami. Novodobé aplikácie majú ozaj vymakané možnosti vyhľadávanie, štruktúra našich poznámok by teda mala byť čo najjednoduchšia a mať čo najmenej úrovní. Ja mám napríklad všetky poznámky (ale aj úlohy) zoradené do rôznych životných oblastí, ako rodina, zdravie, financie, atď. O tomto si tiež niečo povieme v blízkej budúcnosti (takýchto poznámok už bolo relatívne veľa, takže harmonogram ďalších článkov je už relatívne jasný :)) 

Zoznam úloh 

Zoznam úloh – papier či digitál?
  • Celkový zoznam úloh – Na začiatku som síce napísal že mať zoznam úloh (správcu úloh, to-do list) nie je nutné, ja to vrele odporúčam. Stretol som sa s názorom, že úspešní ľudia takýto zoznam nemajú, svoje plány a aktivity dávajú priamo do kalendára. Aj keď toto je pre istú skupinu ľudí vyhovujúce riešenie, „začiatočníkom“ by som to určite neodporúčal. Zoznam úloh a projektov by mal mať každý, aby mal jasno vo svojich plánoch, záväzkov, vyťaženosti. Ďalšie nuansy v tomto ohľade preberieme v samostatnom článku. 
  • Kontexty / Batching – Ak sa pozrieme na naše úlohy, určite by sme ich vedeli zaradiť do rôznych kategórií, ako napríklad vybavovačky, telefonáty, e-maily, platby, písanie, sústredená práca. Dôležité je, aby sme vedeli tieto kategórie z nášho zoznamu jednoducho vydolovať. Bolo by totiž rozumné, aby sme podobné úlohy zoskupili (batching) a urobili naraz. Jednoduchý príklad: ak už mám otvorený svoj internet banking kvôli dôležitej platby, má zmysel vykonať všetky prevody, ktoré sú aktuálne. Kontexty slúžia presne na identifikáciu týchto rôznych typov úloh. Užitožné môže byť kategorizovať úlohy aj podľa časovej náročnosti alebo potrebnej energie: pomôže nám to rýchlo nájsť úlohy na piatkové popoludnie, keď sa už necítime na ťažšiu prácu ale sme ešte schopní nejaké ľahké, krátke, možno monotónne (trošku škaredšie po anglicky brain-dead) úlohy. 
  • Papier vs digitál – Tu (aspoň pre mňa) jednoznačná odpoveď neexistuje a je to závislé od vašich osobných preferencií: vyberte si ktorýkoľvek druh a držte sa toho aspoň pár mesiacov. Samozrejme digitálne majú isté výhody vo forme upozornení, kategorizácie a vyhľadávania, ale nie je to nič, čo by sa nedalo aspoň napodobniť v papierovej forme. K tomuto sa tiež vrátime čoskoro 🙂 

Záver

To sú teda štyri kľúčové nástroje produktivity, ktoré by sme mali mať vo svojom repertoári, ak chceme, aby náš systém bol kompletný.

Nemenej dôležité ale je mať procesy na prepojenie jednotlivých prvkov v našom systéme. Samotná existencia týchto nástrojov v našom portfóliu ešte neznamená, že sme organizovaní. Aby sme dosiahli tento stav, musíme pri každej novej informácii, kúsku papiera, webovej stránke, poznámke vedieť kam to patrí a aký bude jej ďalší osud.

V budúcich článkoch tieto nástroje rozmeníme na drobné a povieme si viac o jednotlivých aspektoch, ktoré sme dnes len letmo spomenuli. Nezabudneme ale ani ja samotné procesy, ktoré budú držať tieto nástroje pokope a pomôžu nám ich vnímať ako jeden „ekosystém“.

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *